Привет!
Меня зовут Эллина Рябинина

При выборе кандидатов руководитель сталкивается со сложностью выбора и совершает самую главную ошибку, описанную еще классиком теории менеджмента Питером Друкером: делать выбор исходя из отрицательных качеств сотрудника, а не из его сильных сторон

Эффективный руководитель при приеме работника обращает внимание прежде всего на его сильные качества: обращает внимание на все достоинства сотрудника, а не на отсутствие недостатков. Делать выбор исходя из недостатков - это слабость руководителя, углубляться в обоснования этого не буду

Эффективный руководитель никогда не задумывается, приятен ли ему работник, хотя вот при выборе ассистента, я всегда говорю, что тут вы можете отталкиваться от личного. Но все-таки, важнее обращать внимание на вклад сотрудника в общий успех компании, а не на то, с каким делами он не справляется. Разумеется, как всегда говорю, чтобы вы не забывали про ЗС (здравый смысл)

Итак, подбирая кадры обращайте внимание на сильные стороны сотрудника в какой-либо области и его потенциальный вклад в результаты компании, а не на посредственные навыки во многих сферах

Ранее я писала про навыки идеального помощника с точки зрения руководителя, а давайте сейчас попробуем посмотреть на навыки идеального помощника с позиции самого помощника. Я опросила своих лучших ассистентов в Сервисе удаленных помощников Ellie.pro, в результате получился вот такой список

• Навыки уверенного пользователя пк: владение пакетом стандартных офисных и графических программ; быстрый и результативный серчинг в интернете.
• Знание основ работы в соц. сетях: иметь представления о функционале и особенностях всех популярных соц. сетей и менеджеров, ориентироваться в их интерфейсах и медиа пространстве в целом.
• Высокий уровень коммуникабельности/навыки делового общения: предстоит не только находить индивидуальный подход к каждому клиенту, сотруднику, подрядчику, но и налаживать контакты по задачам.
• Эрудированность: иметь широкий кругозор в различных сферах, чтобы быстрее понимать суть задачи и находить решение
• Грамотность/ развитая устная и письменная речь: умение доносить свои мысли лаконично четко и ясно
• Структурность и последовательность мышления: четкое постановка приоритетов, деление объемных задач на подзадачи и выполнение в правильном порядке
• Навыки организации рабочего процесса/тайм менеджмента: профессионально распределять не только свое время, но и помогать клиенту упорядочивать расписание
• Креативность: готовность столкнуться с решением самых нестандартных задач, подойти к решению с другой стороны.
• Многозадачность: быстро переключаться между заданиями и поручениями без потери времени и концентрации
• Легкообучаемость: при необходимости оперативно изучать информацию из квалифицированных источников и внедрять в свою практику

Я по-прежнему занимаюсь поиском помощников по всей РФ и миру, удаленных и в офис. Сейчас существует 2 варианта работы с ассистентом, выбирайте любой и повышайте свою эффективность и результативность. Могу про себя сказать, что именно благодаря найму помощнику я выросла в 10 раз за 1 год
⠀⠀⠀
Варианты работы с помощником
⠀⠀⠀⠀⠀
1 вариант - ЛИЧНЫЙ ПОМОЩНИК
Наша команда подбирает вам помощника:

• срок поиска - 1-3 недели,
• мы тестируем наших кандидатов на предмет их результативности, конфликтности, склонности к росту и прочим важным параметрам,
• гарантия на бизнес-ассистента - 3 месяца, если кандидат «слился»/не понравился в процессе работы, то бесплатно подберем нового

⠀⠀⠀⠀⠀⠀
2 вариант - СЕРВИС УДАЛЕННЫХ ПОМОЩНИКОВ ELLIE.PRO
По сути - аренда услуг бизнес-ассистента

• за вами закрепляется 1 помощник на все время работы
• спектр задач - огромный, подробнее по ссылке в шапке профиля
• оплата за отработанное время (есть задачи - работает, нет - не платите ничего)

⠀⠀⠀⠀⠀⠀
ПЛЮСЫ И МИНУСЫ 1 варианта:
+ навсегда с вами
+ можно под вас подобрать
- на узкие задачи - надо узких специалистов
⠀⠀⠀⠀⠀⠀
ПЛЮСЫ И МИНУСЫ 2 варианта:
+ также персональный помощник
+ контроль со стороны нас, чтобы все во время и четко отдавалось вам (соглашение NDA заключается)
+ большой спектр задач
- не все руководители могут работать с удаленным помощником
⠀⠀⠀⠀⠀⠀
#поискпомощника #поискассистента #ищупомощника #ищуассистента #удаленныйпомощник #удаленныйассистент

Говорить про значимость нематериальной мотивации тут не буду, думаю итак понятно, что з/п лишь вершина айсберга в мотивации сотрудника. Все намного глубже. Тут я привела 10 способов нематериальной мотивации, если что-то непонятно, всегда можете уточнить у меня
Название должности

• Наличие глобальной цели у компании
• Баланс
• Человечность
• Карьерный рост
• Атмосфера в коллективе
• Внимание к членам семьи сотрудника
• Отдельный кабинет
• Имидж компании
• Признании заслуг

Какие из этих способов вы считаете наиболее эффективными?

Для своих сотрудников мы создаем корпоративный университет, есть шпаргалки и базы знаний. Безусловно, это хорошее подспорье. Но еще классный инструмент - попросить своих успешных сотрудников написать рекомендации, как быть эффективными и результативными в работе. Я попросила своих сотрудников и была так горда за те рекомендации, которые написали

И самое главное, я могу быть сколь угодно умной, но мы рекомендации идут сверху, а тут рекомендации с полей и они более целевые

Рекомендации от Помощника 1

1. Как съесть слона - лучше съесть его по кусочкам. Трудозатратную, сложную или малопонятную задачу лучше разделить на части

2. Если определен список задач, постараться в первую очередь сделать самую сложную, ту которую больше всего не хочется делать

3. Не забывать о перерывах и сменах деятельности. Помогает при переключении увидеть задачу с новой стороны

4. Планирование дня

5. Четкое разделение и концентрация. Если в работе то на все 100. Лучше полчаса уделить задаче, но с максимальным погружением, чем 2 часа быть параллельно в семье и работе

6. Не отвлекаться, прокрастинация враг эффективности

7. Заведите ежедневник, записанная задача, идея, пометка экономит время на ее восстановление в памяти

8. Не бояться сообщать о срыве дедлайнов, но вместе с тем предусматривать время на форс-мажоры

9. Быть на связи, сообщать о своем графике активности/отсутствия

Рекомендации от Помощника 2

1. Ответственно относиться к каждой задаче

2. Уметь планировать свое время и грамотно распределять его

3. Если временно будешь отсутствовать-предупреди наставника

4. Если что-то не понятно-лучше переспроси наставника

5. Быть внимательным

6. Быть стрессоустойчевым

7. Всегда быть в тренде последних технологий, навыков в удалённой сфере

8. Масштабно мыслить (над этим работаю)

9. Быть организованным

10. Уметь быть многозадачным

Рекомендации от Помощника 3

1. Надо подходить ответственно к задаче

2. Заранее узнать все тонкости задачи

3. Если надо отойти, предупреди

4. Надо быть сконцентрированным на работе, чтобы при необходимости держать

несколько задач на пульте

5. Не бойся сложных задач, наставник и интернет тебе в помощь

6. Мне помогает в работе музыка. Заряжает.

7. Управляй правильно своим временем

8. Читай и развивайся, поможет в работе

Пост полезный как для:

• начинающих (пошаговые этапы совершенствования мастерства делегирования)
• опытных (оценить, на какой стадии находишься, и определить, куда двигаться)

1 СТУПЕНЬ - КОНТРОЛЕР - даете задание и четкую инструкцию, как делать

2 СТУПЕНЬ - ПРОДАЖНИК - даете задание и поясняете цель задания и инструменты его выполнения

3 СТУПЕНЬ - СОГЛАСОВАТЕЛЬ - даете сотруднику задание, он сам выбирает инструменты решения задачи, которые согласовывает с вами

4 СТУПЕНЬ - НАСТАВНИК - ваш сотрудник сам определяет инструменты и способы выполнения задания, при необходимости может проконсультироваться с вами

5 СТУПЕНЬ - РУКОВОДИТЕЛЬ - ставите крупные цели, определяете ключевые показатели и контролируете их

6 СТУПЕНЬ - СОБСТВЕННИК БИЗНЕСА - отдаете полномочия, контролируете фин результат и рентабельность

• Повторяющиеся рутинные задачи превалируют
  
• Вы находитесь в постоянном стрессе
  
• Несделанные задачи регулярно переносятся изо дня в день
  
• Вы не растёте финансово
  
• Вам кажется, что проще делать самому
  
• Вы в курсе каждой задачи
  
• Вы перепроверяете все за сотрудниками
  
• Вы работаете сверхурочно
  

Могу сказать, что личный помощник - это верный путь к правильному делегированию. Если не знаете и боитесь, то самый простой и эффективный способ обратиться в наш сервис удаленных помощников Ellie.pro, где вы сможете от 990 рублей начать делегировать

Делегирование - это необходимый этап роста бизнеса. На этапе перехода «я сам все сделаю» и «поручить сотруднику» управленческие навыки - ставить и контролировать задачу могут быть не развиты. Но сдаться и не формировать навыки равносильно поражению
⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Замыкая все на себе, руководитель становится узким горлышко своего бизнеса
⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Если все ваше время уходит на рутинные задачи, вы не растёте, вы - наемный сотрудник своего бизнеса, причём не самый лучший, так как бизнес не доверяет вам стратегические задачи

Я пропагандирую делегирование и считаю, что практически все можно делегировать. Важно, чтобы делегирование было от силы, а не от слабости.

Но все-таки приведу примеры задач, которые вредно делегировать, особенно, когда только учишься искусству управления сотрудниками:

• определение целей и стратегий компании
  
• контроль деятельности компании
  
• делегирование: дать задачу дать задачу
  
• задачи, связанные с высокими финансовыми рисками
  
• конфиденциальные задачи
  
• контроль над кризисной ситуацией
  

Я хочу поделиться с вами очень прикольной фишкой в построении корпоративной культуры. Могу сказать, что такие сближающие штуки очень хорошо работают: сильно сближают, повышают эффективность и работа у вас становится не просто работой

Итак, что это такое, WELLBEING-ПРОГРАММЫ - сервисы для выстраивания и поддержания корпоративной культуры в компании. Сейчас появляются даже целые платформы для выстраивания таких программ. Приведу примеры таких платформ:

• «Понимаю», «Корпоративное здоровье», «Добросервис», «Ясно» - поддержка психологов, юристов, тренеров для сотрудников
• «5 Гармоний», «Культура здоровья», «Greenteam» - спортивные челенджи, марафон питания, тренинги
• «АпострофМедиа», «Журнал Льготы и Бенефиты» - консалтинг программ благополучия

Подумайте, что можете внедрить у себя: я очень не люблю банальность, я люблю привносить какую-то оригинальность и изюминку: я не из тех, кто позовет тренера по продажам: я слишком хорошо знаю мотивацию людей, не увеличите вы так свои затраты.

Проявите творчество и заботу: самое простое, сделайте чатик в ватсап и месячный челендж «Ни дня без тренировки», «Месяц без сахара» и прочее. Как минимум вы улучшите самочувствие, здоровье и эффективность своих сотрудников, а как максимум очень повысите лояльность своих сотрудников.

Очень очевидный, да и простой способ мотивировать команду - перестать ее демотивировать
⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Вот перечень способов

• проводить совещания не только, когда все плохо, но и освещать успехи;
• больше говорить про результаты, помогать сотрудникам видеть их вклад в общий результат;
• сократить количество совещаний и устраивать дни «тишины»;
• индивидуально беседовать с сотрудниками: чтобы бы просто узнать «как дела?»

Помню день, когда мой первый сотрудник уволился. Для меня это был шок! Что делать? Куда бежать? Мне казалось, что точно не найду лучше и все - мой бизнес пропал

Но сейчас я с благодарностью воспринимаю такие ситуации

• Смена сотрудника - тест на устойчивость бизнеса, чем меньше степень зависимости от конкретного лица, тем более устойчив бизнес
• Новая кровь - новый взгляд на задачу, возможность решить «нерешаемые» задачи (по мнению старого сотрудника), новые идеи
• Развитие - уход сотрудника это некий дискомфорт, все же итак работает, а тут надо опять искать, адаптировать, испытывать дискомфорт, где-то погружаться в задачи. Вроде бы некомфортно, но тут вопрос «комфорт текущий - не болото ли»

И ещё: работайте из позиции, что любой сотрудник - это временно, создавайте устойчивую систему, чтобы нивелировать зависимость от конкретного работника

У вас в компании есть крутые сотрудники?

И что с этим делать?
Вам нужно клонировать ваших звезд

Как это сделать?
Один из способов: «Попросить их написать «ТОП 10 секретов их эффективности»

Во-первых, ваши сотрудники максимально погружены в эту работу. Они понимают, что работает, а что нет

Во-вторых, это способ сформировать портрет вашего идеального сотрудника, прочитав его секреты, вы лучше поймете его мышление

В-третьих, именно такие секреты вы сможете скинуть новым сотрудникам. Такие правила максимально неформальны, поэтому легче воспринимается новичками

Денежная мотивация не является превалирующей при выборе работы. По данным HH 73% кандидатов считают, что во всех компания должна быть система обучения и положительно относятся к тем, кто ее внедрил

Но обучение обучению рознь. Если вы хотите позвать коуча провести для вашей компании тренинг, то на вряд ли это даст большой эффект. Поэтому давайте рассмотрим наиболее эффективные инструменты обучения персонала

1. Наставничество

За сотрудником закрепляется ментор, которые передает ему свой опыт, знания, информацию, а также эмоциональную поддержку. Отношения между наставляемым и наставником не носят властный характер, что откладывает свой отпечаток. Считается, что сотрудники, за которыми был закреплен наставник, работают дольше и больше удовлетворены своей работой. Кроме того, наставничество - это отличный инструмент адаптации

2. Персональная программа развития сотрудника

У каждого сотрудника разный опыт, навыки, эмоциональный интеллект, амбиции и цели. Для ключевых сотрудников можно составить персональную программу обучения на год. Смысл гонять всех на 1 и тот же тренинг, если цели и исходные данные у всех разные

3. Сообщество

Если среди вашего персонала принято развиваться, а не просто отбывать повинность, то и обучение будет проходить намного эффективнее. А если вы попросите своих сотрудников самих провести обучения для своих коллег, то вы получите максимально адаптированное под вашу специфику бизнеса обучение

А вы обучаете своих сотрудников?

Хочу поделиться с вами интересными цифрами относительно мотивации мужчин и женщин.
По данным HH

ТОП-5 мотиваторов сотрудников мужского пола

• высокая з/п - 64%
  
• возможности карьерного роста - 36%
  
• удобный график работы - 30%
  
• интересные задачи - 30%
  
• премии, бонусы и 13-я з/п - 23%
  

ТОП-5 мотиваторов сотрудников женского пола

• высокая з/п - 59%
  
• удобный график работы - 38%
  
• возможности карьерного роста - 32%
  
• официальное трудоустройство и белая з/п - 26%
  
• интересные задачи - 24
  

Большая проблема при поиске кандидатов - неправильная упаковка вакансии. Давайте разберем, каких ошибок следует избегать

1. Отличие обязанностей в вакансии от реальных обязанностей
Такое случается, когда человек, составляющей вакансию не имеет представление о должности. В таком случае, хорошо показать вакансию непосредственному руководителю или сотруднику, занимающему аналогичную должность

2. Нет организационных подробностей
Режим работы, режим быть на связи, место работы

3. Точные требования
Не нужно указывать в требованиях "а было бы хорошо", укажите именно те требования, без которых вы не возьмете кандидата

Вопрос: кого вы возьмете на работу:

- кандидата, который проработал в одном месте несколько лет
- кандидата, которые менял работу каждые 1-1,5 года

Раньше мы однозначно ответили, что что-то со вторым кандидатом не то. А сейчас это может быть даже очень полезно, особенно для помощника категории «уметь все»

Я уже давно говорю, что у помощника есть свой срок жизни в организации 1,5-3 года, далее он либо уходит, либо превращается в зама. Но это связано не только со спецификой работы, но и с тем, что большинство ассистентов из поколения Z (1995 - 2010 года). Считается, что они будут менять работу 15-20 раз за жизнь и это вовсе не характеризует их как плохих сотрудников

Напишу серию постов про найм кандидатов. Очень часто мы рассказываем про компанию, но при этом не то, что интересно кандидату. Как следствие не привлекаем нужных кандидатов

Что нужно рассказывать кандидату про себя (в вакансии, на собеседовании)
- Структура компании: кто за что отвечает, какие есть отделы
- Ценности руководства: экологичность, скорость, результат и прочее
- Чем работодатель лучше других: почему стоит работать именно у этого работодателя
- Традиции компании
- Достижения компании
- Достижения сотрудников
- Как можно прокачаться и вырасти
- Место работы
- Ссылки на сайт, соц сети компании, соц сети руководителя

«Мы вам перезвоним» - избитая фраза, которые часто используют для отказа кандидатам. Но по факту, такое «желание не обидеть» не идет на пользу ни личной репутации, ни бренду компании

Задача – сделать отказ максимально комфортным, чтобы негативные эмоции не связывались с брендом работодателя. До сих пор помню, как мне отказали в компании KPMG (международная компания из «большой четверки» в сфере аудита). HR отказ мне фразой «У вас очень хорошие компетенции, но вы очень мало просите за свои знания и навыки. Рекомендую вам продавать свои компетенции дорого»

Когда вы отказываете кандидату нужно вежливо и своевременно. В зависимости от стадии отбора отказ должен отличаться по содержанию и степени подробности

• Отказ после отклика на вакансию/массовой рассылки вакансии: стандартный отказ + предложение следить за вашими вакансиями⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
• Отказ после собеседования: необходимо дать содержательную обратную связь и рекомендации по дальнейшему развитию кандидата
• Отказ после тестового задания/тестовой недели/серии собеседований: содержательная обратная связь с перечислением всех плюсов и минусов возможно даже при личной встрече

Думайте наперед: по факту кандидаты, которым вы отказали, это ваш кадровый резерв, на вряд ли к вам вернуться, если вы были невежливы

Первый этап поиска сотрудника - написание вакансии. Сегодня существуют специалисты по написанию вакансий и даже сервисы. Это говорит о том, насколько важен этот этап. Написание вакансии - это продажа вашей вакансии кандидатам

По классике вакансия - это триада: обязанности, требования и условия

Я за то, чтобы вначале вы рассказали о компании, то есть продали желание работать с вами. Тем более, если вы ищите бизнес-ассистента. Что рассказать о компании:

• чем занимаетесь
• почему круто работать с вами
• ваши достижения

Но по опыту могу сказать, иногда «лучшее - враг хорошего». Если вы ищите помощника на рутину, то лучше использовать классическую триаду, так как ваше крутое описание может отпугнуть такого помощника

Если ваш сотрудник начинает жаловаться и не справляться с обязанностями, то это повод нанять еще одного сотрудника на эту должность

Поясню. Сравнивать сотрудника с собой бессмысленно. Мы предприниматели -сумасшедшие люди, больные своим делом, ни у одного сотрудника не будет такой мотивации как у нас. Плюс порой мы действительно лучше погружены в бизнес

Но если ваш сотрудник начал говорить, что это невозможно, нужны еще ресурсы по отношению к вашим заданиям, берите еще одного. И тогда вы действительно поймете, насколько невозможны ваши задачи. Важно. Эти сотрудники должны быть максимально независимы друг от друга. Если это работа онлайн, то ничего сложного нет. Если оффлайн - устройте между ними соревнования

У нас у предпринимателей всегда куча идей! Но руки порой не доходят до их реализации. И вроде понимаешь, что направление выстрелит, знаешь, как делать, но нужны еще руки и голова

1. Что нужно делать?
Берите себе помощника-тестировщика ниши. Он будет заниматься именно этим направлением. Будет вашими руками, глазами, головой. То есть вы говорите, что делать - он делает.

2. Сколько платить?
Разумеется все зависит от занятости в день. Но платить нужно. Я против такого, когда «если выстрелит - заплачу».
Во-первых, за работу надо платить
Во-вторых, это сотрудник, а не партнер

3. Где найти?
- Ваши соц сети - это уже давно самый рабочий инструмент у меня
- Площадки для поиска работы
- Места, где обитают ваши идеальные кандидаты
Среди клиентов Ellie.pro очень популярна услуга по тестированию ниши: удаленный помощник может сам разработать план тестирования, либо делать, что вы говорите:
- проанализировать конкурентов (фин показатели, каналы рекламы, продуктовая линейка)
- найти поставщиков/производителей
- произвести тестовый образец
- найти сотрудников
- сделать сайт сделать аккаунт в инстаграм
и т.д.

Вместе с нами уже запустились производство мебели в Ижевске, доставка готовой еды в Тюмени, онлайн-школа «Здоровая спина»

Подбирая помощников, я выделила 2 типа подбора

1. Подобрать крутого помощника с кучей навыков. Обычно такие клиенты мне говорят «На вряд ли такие помощники есть на рынке»

2. Подобрать стандартного помощника



Первый подбор - для меня вызов. Я составляю портрет, вспоминаю в памяти людей с похожими чертами и начинаю хантить. Тут работает метод - жесткого хантинга. Такие вакансии я даже не выкладываю нигде. Иначе начнется пустая трата времени. Поэтому если это ваш случай - действенный метод - хантить тех, кто вам нравится и подходит. Для этого у вас должна быть база таких людей в поле зрения



Второй подбор - обычный помощник. Здесь все просто. Делаю воронку из 200-500 кандидатов автоматизированным способом, экономя свое и их время, рассказываю про вакансию, условия, они расспрашивают про вакансию, далее даю тестовое, и уж потом с теми, кто остался, начинаю индивидуальную работу. Тратить время вначале на разговоры бессмысленно. Очень высокая степень слива кандидатов. Нужно обязательно, чтобы они что-то сделали (к примеру, тестовое), чтобы была мотивация хотя бы дойти до собеседования. Тут работает воронка, чем шире - тем лучше. Нужно посмотреть как можно больше, при этом не затрачивая много времени на каждого кандидата. На тех кто остался - уже сосредоточиться



Поэтому прежде, чем искать - посмотрите, кого вы ищите - 1 тип или 2 тип
Если 1 тип - надо хантить, 2 тип - делайте воронку: размещайтесь везде



И конечно, всегда рада помочь в вопросах подбора

Как я рада, что вы завалили меня вопросами про помощников - спрашивайте! Я рада отвечать!

Это очень moneymaking действие для вас! И правильно вы начинаете свой год! Сегодня раскрою тему адаптации онлайн помощника

Что нужно обговорить, когда вы приняли помощника на работу:
1) Условия работы (даже если вы обсудили - проговорите их на 1 созвоне и обязательно зафиксируете хотя бы в мессенджере с ассистентом):

• режим работы
• режим быть на связи
• условия оплаты (размер, сколько раз в месяц, куда оплачиваете з/п)
• расходы (компенсируете ли)
• что нужно для работы (компьютер, телефон, интернет, тишина и прочее)

2) Принципы работы (они у каждого разные, у кого-то ассистент - партнер, у других - строго делать по инструкции, и так далее)

3) Как ставите и контролируете задачи

4) Как храните информацию

5) Ваши пожелания от совместной работы

6) Пожелания от помощника

7) Подчинение (особенно, если несколько руководителей)

Есть такие предприниматели, которые являются мастодонтами бизнеса. На них ориентируются, ими восхищаются, про них ходят легенды. Порой они очень харизматичны. Иногда их поведение очень удивляет. Но они делают результаты! И очень хорошие!

Когда такие люди начинают искать помощника, то поток кандидатов огромен! Но все не то. И вовсе не потому, что людей нет. Крутых кандидатов очень много. Просто у кандидатов есть иллюзии

1. Работа с таким предпринимателем - это сразу миллионы! Как правило, богатые люди умеют считать деньги в бизнесе. Поэтому платить сразу много и за просто так - никто не будет

2. Такая работа будет праздником. Часто это очень большой поток рутины, так как бизнес большой и операционные задачи необходимы для поддержания инфраструктуры

3. «Перейму опыт и пойду делать свой бизнес». Всем хитрецам хочу сказать, что это легко читается, так что на вряд ли

Такая же ситуация касается и более мелких предпринимателей, у кого бизнес и образ жизни интересный. Кандидаты видят вершину айсберга, а не полностью. Большой пласт работы скрыт и очень часто этот пласт - регулярные действия

Я, конечно, пока не мастодонт, но ко второй категории отношусь точно. Часто ко мне приходили именно за праздником, а получали сверхурочную работу, мой прыгающий ум и требовательность. Поэтому я больше не ищу помощников открыто) Потому что в работе со мной надо много работать. Вернее очень много! Потом что Эллина не устает

• Техническая часть:

Обязательно заранее договоритесь с соискателем посредством, какого инструмента вы будете проводить собеседование: Zoom, Skype, видеозвонок. Если для вас это привычный инструмент работы, соискатель мог никогда им не пользоваться. В этом нет ничего страшного, предупредите и дайте возможность освоить инструмент

• Место

Не проводите собеседование в кафе. Во-первых, wi-fi во многих заведениях оставляет желать лучшего. Во-вторых, без наушников вам будет очень сложно услышать другую сторону

• Паузы

Общение в онлайне замедляется. Когда соискатель общается с вами вживую, вы по жестам, реакциям, мимике можете распознать, когда он хочет начать говорить или сделать паузу. В онлайне это сложно уловить. Поэтому чтобы не перебивать друг друга делаете паузы

• Домашнее задание. Подготовьтесь сами и попросите подготовиться вторую сторону, чтобы показать какие-то необходимые материалы: сайт, примеры работ, документы, систему учета и прочее

Я провожу онлайн собеседования. Это очень экономит время: на дорогу, лишние вопросы. Но в то же время, порой бывает сложнее прочувствовать человека

• Почему вы хотите эту работу?

На вряд ли вы услышите честный ответ: кандидат ответит то, что вы хотите от него услышать. Но тем самым, вы поймете, что сотрудник понимает ваши требования

• Каких работодателей вы еще рассматриваете?

Если применительно к вашей вакансии кандидат не всегда отвечает честно, то про в рассказе про других работодателей вы сможете определить истинную мотивацию, а также определить насколько целен человек: если он претендует на абсолютно разные должности, то по факту он просто ищет работу, хоть какую-то, лишь бы взяли

• Опишите свой рабочий день на прошлом месте работе

Только так вы поймете, какие задачи и каким способом решал сотрудник, это намного показательнее, чем кандидат указывает в резюме. Плюс еще и поймете, сотрудник - процессник или результатник
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

• Как вы узнаете что-то новое?

Читает ли человек книги, обучается ли, какие ютуб-каналы смотрит, какие мероприятия посещает, на кого подписан в инстаграм - без этого сегодня никуда. Я всегда за жадных до знаний кандидатов

• С кого вы берете пример в жизни и профессии?

Вот тут опять можно хорошо понять ценности кандидата
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
И напоследок! Не пытайтесь подловить кандидата, помогите ему раскрываться. Цель - не завалить кандидата, а понять, подходит ли ему это работа или нет

Я терпеть не могу резюме. Почему?
1.Часто хорошие кандидаты не умеют себя продавать
2.Неподходящие умеют себя продавать
Поэтому я смотрю на резюме, как на способность систематизировать информацию, все остальное выясняю в беседе и по тестам
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Но супер инструмент, как для кандидата, так и для руководителя - сопроводительное письмо
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
В сопроводительном письме кандидат раскрывает свою мотивацию работать именно в указанной компании, раскрывает свои сильные стороны.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Для кандидата это возможность раскрыть себя. Ведь для многих работодателей soft skills становятся важнее hard skills
Для работодателя - это способ понять мотивацию:
* о чем написал кандидат
* на чем сделал акцент
* на сколько структурирован и грамотен текст
* что он привнесет в компанию
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Если вместо подробного и личного сопроводительного письма руководитель видит «Добрый день, вот мое резюме», то вопрос - нужен ли такой кандидат

Личный помощник может все! Ему можно делегировать все задачи, которые делает предприниматель. А можно ли делегировать ему продажи? Либо лучше отдать их продажнику?

1. Я всегда пропагандирую подход «от силы», а не «от слабости». Суть, если ты не уверен в себе, продукте и сваливаешь ответственность (именно сваливаешь) на своего помощника - это «от слабости». Если ты уверен в себе и продукте, но ты хочешь себя масштабировать и заниматься другими задачами, в принципе ты сам можешь продать, но для тебя сейчас важнее заниматься другими задачами, то это от силы.

2. Продажи - действительно это крутой навык, очень важный! Но этот навык приобретаемый. Даже самый застенчивые, нелюдимые, необщительные люди смогут продать, если будут продавать много. Поэтому и продажам можно научиться, но нужно время. Поэтому если ты берешь неопытного в продажах помощника и поручаешь ему эту функцию, дай ему время на то, чтобы получить навык

3. Можешь использовать одноуровневую модель продаж с ассистентом: есть основной продажник (задача которого продать) и ассистент (задача - первичный отбор заявок, составление документов, напоминания). Основным продажником можешь быть как ты, так и уже опытный продажник

4. Мотивация - я думаю, что тут мне даже не стоит писать, что никаких ОКЛАДОВ (либо очень больших окладов). Первый месяц возможно установить оклад, чтобы помощник понял. Но оклады - это зло! Даже не предпринимателю, а сотруднику. Позволь помощнику влиять на твой результат, а в итоге и на свой. Не воспитывай в нем инфантильность

Итак, помощник может быть продажником! Поэтому смело можешь сделать у себя такую должность

Мотивация сотрудника в классике состоит из 4 показателей:

• фикс
• флекс
• KPI
• штрафы

Фикс, флекс, KPI - это пряник, а штрафы - кнут. Но психологически очень сложно бывает и самому руководителю взымать штрафы, да и сотруднику кажется, что у него отбирают кровное и это несправедливо. А если не применять штрафы за нарушения, то это разлагает дисциплину и у сотрудника возникает ощущение, что можно не исполнять, раз не наказали

Попробуйте использовать штрафы не с позиции кнута, а с позиции пряника. Как это выглядит

Штрафы мы используем для того, чтобы научить сотрудников исполнять какие-то нормы. Что делать? Сделайте бонус за выполнение требуемых правил, к примеру, в размере 5-10 тысяч (в зависимости от размера заработной платы). Если сотрудник соблюдает все правила, он получает этот фонд, если нет, то уже из этого фонда (который воспринимается как дополнительный бонус, то есть как пряник) вычитаются суммы за нарушения. Восприятие с негативного меняется на позитивное, мы кнут заменяем пряником

#личныйпомощник #бизнесассистент #ищупомощника #ищуассистента

Виталий Зубалевич
серийный предприниматель (строительство, продажи, бизнес-консалтинг)
ЗАДАЧА: найти помощника, который заберет на себя часть рутины и будет руками в тестировании различных гипотез
ЧТО ЭТО ЗНАЧИЛО ДЛЯ МЕНЯ:
🔹«щепитильная»ответственность
🔹мотивация «узнать новое»
🔹доверие к своему руководителю
⠀ЧТО СДЕЛАЛА:
🔸Составила портрет идеального ассистента
🔸Запустила трафик: моя страница, мои чаты выпускников
🔸Нашла 2 подходящих кандидатов, 1 кандидат - параллельно собеседовался на другую работу, поэтому ушел туда, а второго кандидата отправила на собеседование
🔸Виталию помощница понравилась и они приступили к работе
⠀
ХАРАКТЕРИСТИКА КАНДИДАТА:
⠀
✅Аккуратность: умеет планировать и организовывать дела, соблюдает порядок
✅Выпускница моего курса для личных помощников: очень старательная и ответственная
✅Эмоциональная устойчивость
✅Главная мотивация «узнать новое»: имеет большой интерес к новым областям и незнакомому
✅Умеет расставлять приоритеты

ЧТО ПО ИТОГУ:
КАКИЕ ЗАДАЧИ ВЗЯЛ НА СЕБЯ ПОМОЩНИК:
🔹тестирование гипотез посредством обзвоню потенциальных клиентов
🔹ведение проектной деятельности: руководитель отправляет аудио сообщения о том, что сделал, помощник отмечает в таблице, в результате у руководителя дорожная карта проекта и Виталий всегда в фокусе
🔹сбор информации: есть какая-то гипотеза, Анна собирает и готовит информацию для Виталия для принятия решений и выработки стратегии

ХАРАКТЕРИСТИКА КАНДИДАТА РУКОВОДИТЕЛЕМ:
🔹совпадение по ценностям
🔹помощник замотивирован, что упрощает работу
🔹командная игра

ЧЕМУ НАУЧИЛСЯ КАНДИДАТ:
🔹планировать свое рабочее время: совмещать дом и работу
🔹расставлять приоритеты
🔹получила навык SMM, а также систематизации информации

МОИ ВЫВОДЫ:
Это очень не продающий вывод, но у меня каждый раз так. Мне кажется, что реально тут не моя работа - а звезды сошлись. Секрет моего подбора, умение помогать звездам сойтись

Нет-нет, тут вовсе не про то, чтобы не платить людям з/п.
Тут про случай, когда руководитель нанимает сотрудника и платит ему за результат. Сделал - получай, не сделал - не получай. Особенно часто такое практикуется при найме менеджеров

При всей моей любви платить за результаты я за наличие оклада, за небольшой возможно, но за оклад
1.Так вы имеете моральное право требовать от человека исполнения правил вашей внутренней системы: соблюдения инструкции, чек-листов, регламентов
2.Если сотрудник не делает результаты, то вы как адекватный человек не будете это долго терпеть

Но возникает вопрос. Не сделал человек результат и готов остаться с вами 1-2-3-4-5-6 месяцев за 0 рублей (на что-то, видимо есть жить). Что с ним делать? Конечно же, увольнять. Такой человек заражает других ваших сотрудников, падает моральный дух и результаты. Он вроде бы и «кушать не просит», но на самом деле паразитирует у вас в офисе

Поэтому если вы думаете, что сотрудник без з/п - это безвредный сотрудник, то вы ошибаетесь. Держите тех, кто делает результаты и вы, я знаю, готовы за это платить

Год назад это казалось нереальным! А сейчас?
Да-да, многие скажут, что самоизоляция скоро закончится (да и вообще многие ее не соблюдают), и все вернется на круги своя

Но стоит ли возвращаться обратно?
(Да, конечно, ЗС работает. Поэтому бредовые комментарии типа «как перевести завод на удаленку» не принимаются)

• Стоимость сотрудника с з/п в 25 000 рублей по факту превращается в 45 333 рублей (смотри в карусели мои усредненные расчеты)
• «Хороший» человек - это профессия , когда сотрудник работает в офисе. Когда он на удаленке, имеет значение его результаты и скорость выполнения задач
• Вклад сотрудника в общее дело сразу виден, когда он на удаленке, не получится просто отсиживаться в офисе. У руководителя сразу возникает вопрос «а за что я плачу»?
• По факту сотрудник становится подрядчиком, то есть продуктом его работы становятся реально «результаты», а не «нахождение в офисе», как это часто бывает сейчас

Почему-то в России многие предприниматели привыкли раздувать штат, считая крутость бизнеса величиной офиса и штата? А ведь бизнес это про прибыль. Прибыль мы повышаем:

• увеличивая наши доходы
• сокращая расходы (путем сокращения отдельных статей расходов и повышения эффективности используемых инструментов)

Поэтому задумайся, стоит ли бежать со своими сотрудниками в офис после отмены самоизоляции? Может уже пора уже выстраивать бизнес по другой системе?

Один из самых популярных блоков задач среди наших клиентов сервиса Ellie.pro - блок «МАРКЕТИНГ». Это в принципе и понятно. Как часто обстоит дело с этими задачами в компании?

• руки не доходят
• у сотрудников не хватает знаний и предпринимательского подхода
• хорошие подрядчики стоят дорого, бестолковые - дешево, наглые бестолковые - дорого

Какие задачи предлагает ELLIE по этому блоку:
1. Сайт:

• разработка прототипа сайта
• разработка сайта на конструкторе
• подключение домена и хостинга
• разработка и запуск квиза

2. Соц сети

• разработка контент-плана
• написание постов
• разработка визуального оформления соц сетей
• написание шапки профиля
• разработка дизайна сторис
• подбор пресетов для постов

3. E-mail маркетинг

• написание цепочки писем
• отправка e-mail рассылки

4. Инфографика

• разработка инфографики

А теперь, как это работает К примеру, задачи по блоку соц сети
Сколько это займет времени:

• разработка контент-плана: 1 час
• написание поста: 30 минут
• разработка визуального оформления соц сетей: 1 час
• написание шапки профиля: 30 минут
• разработка дизайн сторис: 30 минут
• подбор пресетов для постов: 30 минут

Час работы в зависимости от тарифа от 199 до 373 рублей
По факту практически все эти задачи можно сделать на ТАРИФЕ «ПОПРОБОВАТЬ» за 990 рублей. То есть вы откладывали эти действия, но заплатив 990 рублей, вам сделают это круто, качественно с предпринимательским подходом. При этом у вас будут не шаблонные подходы, а именно ваш стиль

Классно?

Напомню, Ellie.pro - виртуальный помощник, которому предприниматель может делегировать свои бизнес-задачи и личные поручения. Ссылка на сервис - ellie.pro

Знаю, что многие руководители берут себе на стажировку молодых специалистов. И мол, если все ок, то мы тебя возьмем, нет - за твой счет

Я категорически против такого использования людей. Да, руководитель дает опыт. Но и кандидат тратит свое время и банально деньги на проезд и обед

Тестовое задание - сделать бесплатно - «ок». Но неделя бесплатной стажировки - никогда не соглашайтесь на такое. Если руководитель по собеседованиям и тестовому заданию не может определить адекватность кандидата и оплатить неделю по минимальным тарифам, то у такого руководителя можно поучиться лишь неадекватности и неуважению к людям

Поэтому:

• Я не работаю с руководителями, кто собирается использовать сотрудника бесплатно
• Помощники! Не соглашайтесь на такие условия. Уважайте себя

Оплачивать стажировку нужно, возможно это будет какая-то минималка, но это труд, который нужно оплачивать

Помимо экономии, использование стажировок в компании имеет следующие плюсы:
Привнесение свежих идей и нестандартного мышления в компанию
Лучшие стажеры - это формирование вашего кадрового резерва
Стажер, получивший у вас опыт, это лучшая реклама вас как HR-бренда. Не бойтесь, что узнают ваши секреты. У нас в России бизнес очень держится на личности. Да и мышление предпринимателя и сотрудника абсолютно разные

Одной из удивительных способностей человека является умение разговаривать и слышать друг друга. Но почему-то порой мы не пользуемся этой способностью. Это как в бразильском сериале, главные герои вместо того, чтобы поговорить в 1-ой серии и все выяснить, мусолят с другими персонажами (но не друг с другом) сложившуюся ситуацию 184 серии. Почему-то порой мы сами становимся Марией Лопес, Хуаном Карлосом и Педро

То же самое и с подчиненными. Руководитель ставит задачу сотрудникам, а они не выполняют. А ведь порой это не сотрудники - «тупые», а руководитель неправильно поставил задачу. Особенно это ярко проявляется в работе с бизнес-ассистентом, так как круг его задач очень широкий и функционал ассистента нельзя описать одной должностной инструкцией

Как правильно ставить задачи? Это мое мнение, буду рада вашим секретам

1. Исходные данные работы с вами. Про это у меня есть статья «Как быстро адаптировать ассистента». Можете написать - скину. Если кратко:
- форма отчета - периодичность отчета - форма коммуникации с вами

2. Постановки задачи через результат, т.е. что хотите получить в итоге, не через процесс, а через результат. Не запустить трафик, а настроить рекламный кабинет, установить такой-то бюджет, на такую-то аудиторию, (возможно) получить такое-то количество кликов

3. Поставить задачу и обозначить форму результат. Например, в гугл-таблице, в сообщении и прочее

4. Сроки: когда сделать, когда приступить

5. Цель задачи. Мое правило: «Если я не знаю, как что-то сделать, то я спрашиваю у себя «Зачем я это делаю? Какая у меня цель, глобально влияющая на мой глобальный результат». Одну и ту же задачу можно выполнить по-разному в зависимости от того, для чего она выполняется

6. Переформулирование сотрудником поставленной тобой задачи

Дайте эти пункты и своему помощнику, чтобы он помогал вам в постановке задач

В сервисе Ellie.pro (сервис удаленных помощников) мы сталкиваемся, что наши клиенты ставят задачи, не обговорив все условия. Но для нас это не беда, мы умеем вытаскивать все условия поставленного задания, поэтому вероятность разногласий по желаемому результату минимальна

Поэтому практически все клиенты тарифа «ПОПРОБОВАТЬ» за 990 рублей, берут более высокие тарифы

Решила ввести рубрику "Мои истории подбора помощников", надеюсь, вам будет полезно в плане подбора сотрудников

Владислав Морозов
Эксперт по запуску онлайн-продуктов для коучей
CEO and Founder:

• YouTubePro (proyt.ru)
• Продюсерский центр онлайн-образования (vladislavmorozov.com)

Была команда исполнителей, не хватало собственных рук для управления и реализации проектов

ЗАДАЧА: найти помощника - младшего партнера с горящими глазами

ЧТО ЭТО ЗНАЧИЛО ДЛЯ МЕНЯ:

• Это должен быть не рядовой сотрудник, а именно партнер, который не заканчивает работу в 6 вечера, а «болеет» бизнесом и на связи 24/7
• Влад любит чёткость и порядок, поэтому обязательно нужен был системный человек
• В то же время, ниша очень творческая, постоянно меняющаяся, поэтому человек должен быть креативным
• Наличие знаний в маркетинге
• Априори: ответственность, внимательность, результативность

ЧТО СДЕЛАЛА:

• Составила портрет идеального ассистента для Влада. Мой опыт подсказывает, что не надо согласовывать портрет с клиентом, потому что часто руководитель не понимает, кто ему нужен. Поэтому после анкетирования я сразу начала искать
• Запустила трафик на вакансию: мои страницы в социальных сетях, чаты, где обитают такие типажи
• Получила 15 заявок, 5 из них были подходящими формально
• 5 кандидатов протестировала по авторской методике на предмет:
  -внутреннего наполнения человека,
  -эффективности, скорости выполнения задач, силы и умения отвечать за сделанное
  взаимоотношений с другими людьми, насколько может чувствовать и общаться с другими людьми
• 3 кандидатов пригласила на личное собеседование
• Подходящего кандидата отправила Владу на личное собеседование при продолжении поиска

Владу помощница понравилась и они приступили к работе

ХАРАКТЕРИСТИКА КАНДИДАТА:

• Человек-Эксель (действительно знает формулы, умеет делать сводные таблицы, использует Эксель в повседневной жизни),
• Кандидат творческий (пишет стихи, умеет фотографировать, есть чувство прекрасного)
• Идеальное качество ассистента: результатник + романтик (заражается идеей, готов творить и поддержать кажущуюся нереальной идею, но при этом мыслит показателями)
• Инициативный: человек по-настоящему активен и инициативен в жизни и в работе
• Кандидат отлично концентрирует свое внимание, способен эффективно планировать и организовывать дела. Соблюдает порядок
• Кандидат легко держит себя в руках и сохраняет эффективность, независимо от любых происшествий. Обладает ровным темпераментом и имеет хорошее терпение.
• Хорошо знает себя, свои сильные стороны, что может и чего не может, свои цели и амбиции в жизни. Надежен в делах
• Очень активный и энергичный человек. Имеет большой запас жизненных сил и выносливости. Часто получает хорошие результаты. Обладает энергией для завершения любого дела. Имеет большой интерес к новым областям и незнакомому
• Душевный и теплый человек, ориентированный на помощь другим

ЧТО ПО ИТОГУ:
Прошло уже 2 месяца
ЧТО УЛУЧШИЛОСЬ В ЖИЗНИ РУКОВОДИТЕЛЯ:

• Может передать операционку и не заниматься ей. Теперь рутина не отвлекает от задачи выйти в ТОП5 продюсерских центров
• Может дать тестировать гипотезы: есть гипотеза (протестировать эффективность работы с блоггерами), дает исходные данные, ассистент делает самостоятельно всю работу и предоставляет результаты
• Ассистент на волне руководителя: не дает слиться, предлагает идеи, просит новые задачи

ЧЕМУ НАУЧИЛСЯ АССИСТЕНТ:

• Научилась оптимизации видео на YouTube
• Погрузилась в бизнес-процессы по упаковке онлайн-школ
• Освоила на практике современные маркетинговые инструменты

МОИ ВЫВОДЫ:

• Предпринимателям из онлайна нужны ассистенты - подрядчики
• Человек учится очень быстро, за месяц ассистент уже овладела навыками оптимизации ютуб каналов, поняла много про онлайн-школы
• Пазл «ассистент и руководитель» должен сойтись идеально, иначе не получится. Ищите идеального, будьте придирчивыми

СЛОЖНОСТИ:
Ты как руководитель можешь приводить кучу умных требований, но главное, когда ты начинаешь говорить о своих ощущениях в работе с идеальным ассистентом, тогда появляются смыслы - это и есть твой идеальный кандидат

После первой истории было много вопросов и благодарностей. Рада быть вам полезной. Кейсы - это не просто история, это лучший способ научиться чему-то. Я делюсь своими секретами и наработками в области подбора

Георгий Копейка
серийный предприниматель

ЗАДАЧИ: найти помощника - человека-систему, любящего порядок, чтобы все было четко и по полочкам
⠀
ЧТО ЭТО ЗНАЧИЛО ДЛЯ МЕНЯ:

• склонность к созданию структур (пишет по пунктам - один из признаков)
• потенциал ТОП-менеджера
• «отличник» - умеет хорошо работать в системе, понимает правила (потенциально сам умеет их создавать)
• проактивный - не будет каждый вопрос спрашивать у коллег, будет брать ответственность на себя и искать решения самостоятельно

ЧТО СДЕЛАЛА:

• Составила портрет идеального ассистента. Помним, что лучшего кандидата я ищу, когда человек мне доверяет - смыслы я умею вытаскивать: ваша речь, эмоции - говорят лучше, чем ваше четкое описание
• Запустила трафик: моя страница, мои чаты выпускников
• Это было перед НГ: очень мало было адекватных заявок - мне никто не нравился
• Искомого кандидата нашла среди своих выпускников
• Далее протестировала кандидата по авторской методике на предмет:
  -внутреннего наполнения человека,
  -эффективности, скорости выполнения задач, силы и умения отвечать за сделанное,
  -взаимоотношений с другими людьми, насколько может чувствовать и общаться с другими людьми
  Результаты порадовали
• Подходящего кандидата отправила на личное собеседование при продолжении поиска

Георгию помощница понравилась и они приступили к работе
⠀
ХАРАКТЕРИСТИКА КАНДИДАТА:

• Была одной из лучших студентов моего курса: первая делала дз, очень досконально прорабатывала замечания, старалась
• С высокой и правильной оценкой, ориентированая на решение проблем и способна видеть и плохие, и хорошие стороны людей и жизни. Проницательная и справедливая. В основном дипломатична и сфокусирована на согласии, положительных вещах .Умеет расставлять приоритеты и в основном сильна в тактике с людьми
• Отлично концентрирует свое внимание, способна эффективно планировать и организовывать дела. Соблюдает порядок. Умеет ждать. Имеет собственное мнение, которое не зависит от эмоций, может угадывать ожидания и правильные ответы
• Постоянно учится и развивается, хочет достичь высот в карьере
• С очень правильными моральными ценностями

ЧТО ПО ИТОГУ:
Прошло уже 4 месяца
ЧТО УЛУЧШИЛОСЬ В ЖИЗНИ РУКОВОДИТЕЛЯ:

• помощника решила вопрос по корректной систематизации учета в гугл таблицах,
• проработала блок, написала ДИ и наняла нового сотрудника для квалификации заявок (стала более понятна воронка продаж),
• занялась внедрением новой сложной услуги,
• разгрузила руководителя по повторяющимся задачам, требующим много времени.

ЧЕМУ НАУЧИЛСЯ АССИСТЕНТ:

• из технических вещей - работа в CRM, рассылки, квалификация заявок
• перенимает опыт руководителя как управленца: очень нравится, как руководитель
• разговаривает с сотрудниками и возражениями

МОИ ВЫВОДЫ:

• Смотрите на перспективу, когда ищете самостоятельного продуктивного ассистента: есть ли у него потенциал стать ТОПом
• Обращайте внимание на резюме, даже больше не на содержание, а на форму - подробно ли расписано, структурно, понятно ли. Опыт и знания получить легко, а вот внутреннее качества - это очень долгая работа
• Кандидат должен быть голодным на знания и навыки - это очень хорошая и правильная мотивация

СЛОЖНОСТИ:
Поиск кандидата шел у меня около месяца, для меня это достаточно долго. Но не берите на работу первого попавшегося. Неслучайно, эмпирически доказано, что за месяц - можно найти вашего кандидата, он точно есть

Еще одна история подбора личного помощника. Как вы могли убедиться, каждому руководителю нужен совершенно разный тип помощника. Изучайте кейсы, для того чтобы понять, кто нужен вам и как искать такого помощника

Павел Черемисин
крупнейшее производственное предприятие по массовой, контрактной, серийной и ОЕМ-сборке электрощитовой продукции
⠀⠀
ЗАДАЧИ: найти помощника - человека, который помимо исполнения задач, станет элементом синергии и сплочения коллектива
⠀⠀⠀
ЧТО ЭТО ЗНАЧИЛО ДЛЯ МЕНЯ:

• коммуникабельность при высоком уровне эмоционального интеллекта
• проактивный - не будет каждый вопрос спрашивать у коллег, будет брать ответственность на себя и искать решения самостоятельно
• креативный - помимо рутинных вопросов, много будет задач разноплановых, для этого важно, чтобы кандидат не боялся предлагать и пробовать новые подходы в работе
• опыт работы в разных сферах - незашоренное мышление одной работой, а именно проявление себя в разных областях

⠀⠀
ЧТО СДЕЛАЛА:

• Составила портрет идеального кандидата. Совершила ошибку: ушла больше в технические характеристики кандидата, чтобы у человека были представление о сложной нише руководителя (электрошкафах). Поэтому первый кандидат не подошел руководителю. Вывод: научить особенностям нише можно достаточно быстро, важнее внутреннее наполнение человека. Поэтому кардинально поменяла подход
• Запустила трафик через мои социальные сети
• Эврика! Идеальный кандидат откликнулся. Осталось только проверить эту гипотезу
• Далее протестировала кандидата по авторской методике на предмет:
  -внутреннего наполнения человека,
  -эффективности, скорости выполнения задач, силы и умения отвечать за сделанное,
  -взаимоотношений с другими людьми, насколько может чувствовать и общаться с другими людьми
  Результаты порадовали
• Подходящего кандидата отправила на личное собеседование при продолжении поиска
• Павлу помощница понравилась и они приступили к работе

⠀⠀⠀⠀
ХАРАКТЕРИСТИКА КАНДИДАТА:

• очень разноплановый опыт работы: от режиссера до переводчика зарубежом с ведением переговоров в бизнесе
• кандидат знает, как помогать: не все кандидаты могут быть помощниками, у кого-то просто атрофировано свойство "помогать другим людям", таких кстати много
• быстро осваивает новое
• разносторонние знания и навыки (визуальное оформление контента, ведение соц сетей, знание английского)
• высокий уровень позитивности, активности, настойчивости

ЧТО ПО ИТОГУ:
Прошло уже 3 месяца
ЧТО УЛУЧШИЛОСЬ В ЖИЗНИ РУКОВОДИТЕЛЯ:

• помощница взяла на себя ведение аккаунтов в социальных сетях
• помогла навести порядок с бухгалтерскими документами
• провела ряд минимероприятий внутри компании

⠀⠀⠀
ЧЕМУ НАУЧИЛСЯ АССИСТЕНТ:

• вести бизнес-аккаунт в Инстаграм очень сложной технической ниши,
• усовершенствовала навыки делопроизводства
• изучила мотивационную корпоративную культуру
• Самое главное: "я в работе с Павлом применяю все навыки и знания, которые у меня уже были наработаны и от этого кайфую, что могу быть полезна, благодаря своим знаниям"

⠀
МОИ ВЫВОДЫ:

• внутреннее наполнение первичнее технических знаний
• важное качество классного помощника - высокая эмпатия
• важно проявлять уважение к своим сотрудникам: тогда к вам будут тянуться морально правильные кандидаты

СЛОЖНОСТИ:
Сезонность поиска хороших кандидатов существует: новый год, майские праздники - срок поиска затягивается
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

Еще одна история подбора личного помощника. Как вы могли убедиться, каждому руководителю нужен совершенно разный тип помощника. Изучайте кейсы, для того чтобы понять, кто нужен вам и как искать такого помощника
⠀
Владислав Урюпин
"Царь-мёд" - производство и оптовая поставка классического мёда, крем-мёда подарочных наборов с символикой АЛТАЯ
⠀
ЗАДАЧИ: найти помощника - человека, который на себя возьмет текущие задачи руководителей
⠀
ЧТО ЭТО ЗНАЧИЛО ДЛЯ МЕНЯ:
высокий уровень ответственности
амбициозность - по функционалу задачи простые, но стремление достичь высокого личного результата, поможет человеку стараться, делать больше, чем ставится в задачи
готовность работать внеурочное время
⠀
ЧТО СДЕЛАЛА:
Это был мой ранний подбор, когда я шла по традиционной схеме поиска. Но именно это схема мне подсказала мой авторский путь поиска
составила вакансию (абсолютно не продающую, а как тысячи работодателей)
разместила на авито, hh
было много откликов, но практически никто не доходил до собеседования. Поэтому сейчас я не использую такие сайты для поиска. Там нет моих кандидатов
Закинула в свои соц сети. Ура! Нужный кандидат пришел
Отправила руководителям 2 кандидатов. 1 - с авито, 2 - с моих соц сетей
Оба кандидата понравились, но кандидат с авито - слился. Еще раз для меня вывод: авито - не моя площадка поиска
⠀
ЧТО ПО ИТОГУ:
Прошло уже больше года
ЧТО УЛУЧШИЛОСЬ В ЖИЗНИ РУКОВОДИТЕЛЯ:
помощник взял на себя очень широкий спектр задач: логистику, закуп, часть задач по маркетингу, задачи по упаковке продукции
по факту помощник начал занимать должность исполнительного директора
очень разгрузил руководителей для занятия стратегическими вопросами
⠀
ЧЕМУ НАУЧИЛСЯ АССИСТЕНТ:
многозначности: одновременно выполнять и держать в голове много задач
выполнять задачи (вроде такая простая мысль), но к сожалению, почему-то часто существует конфликт «руководитель/сотрудник»
брать на себя риск итогов своих действий и нести ответственность за полученные результаты
⠀
МОИ ВЫВОДЫ:
когда пишешь вакансию, надо продать себя как работодателя
ищи своего помощника там, где такие типажи обитают
моя методика подбора is the best

Год назад это казалось нереальным! А сейчас?
Да-да, многие скажут, что самоизоляция скоро закончится (да и вообще многие ее не соблюдают), и все вернется на круги своя

Но стоит ли возвращаться обратно?
(Да, конечно, ЗС работает. Поэтому бредовые комментарии типа «как перевести завод на удаленку» не принимаются)

• Стоимость сотрудника с з/п в 25 000 рублей по факту превращается в 45 333 рублей (смотри в карусели мои усредненные расчеты)
• «Хороший» человек - это профессия , когда сотрудник работает в офисе. Когда он на удаленке, имеет значение его результаты и скорость выполнения задач
• Вклад сотрудника в общее дело сразу виден, когда он на удаленке, не получится просто отсиживаться в офисе. У руководителя сразу возникает вопрос «а за что я плачу»?
• По факту сотрудник становится подрядчиком, то есть продуктом его работы становятся реально «результаты», а не «нахождение в офисе», как это часто бывает сейчас

Почему-то в России многие предприниматели привыкли раздувать штат, считая крутость бизнеса величиной офиса и штата? А ведь бизнес это про прибыль. Прибыль мы повышаем:

• увеличивая наши доходы
• сокращая расходы (путем сокращения отдельных статей расходов и повышения эффективности используемых инструментов)

Поэтому задумайся, стоит ли бежать со своими сотрудниками в офис после отмены самоизоляции? Может уже пора уже выстраивать бизнес по другой системе?

Эффективный сотрудник неравно эффективный удаленный сотрудник. Это зависит как от личных качеств сотрудника, так и от того, как руководитель помог ему организовать работу

Что нужно сделать при переводе сотрудника:

• Удаленная работа обнажает результативность. Нам не важно, как будет работать сотрудник, сколько. Нам важны результаты! И все защитники ленивых сотрудников, которые хотели меня сжечь на костре как терзателя сотрудников, задумаются о том, что все-таки удаленная работа - это плата за результат и качества, а не за старания
• Помогите организовать рабочее место: попросите сотрудниками прислать фото рабочего места, дайте совет, как сделать лучше
• Организуйте тех моменты - компьютер, доступ к общий файлам, как пользоваться Skype, Zoom, Whataspp web и прочими программами. Напишите инструкции
• Проговорите режим дня: когда дом превращается в офис, а офис - обратно в дом. Будьте гибкими, порой семейные обстоятельства могут сделать коррективы в режим
• При удаленной работе возрастает количество конфликтов в семье: если ты работаешь дома, домашние имеют привычку тебя отвлекать. Проговорите с сотрудником, как он будет занимать детей, как вторая половинка относится к его работе и помогает ли ему

Главное, поймите, что удаленная работа многое обнажит. Лишь сотрудники с высокой личной ответственностью справятся, но и им порой нужно помочь. Будьте не только их контролером, но и наставником для них

Я фанат профессии «личный помощник». Но сейчас я пишу про это с грустью, не думала, что когда-то личный помощник станет антикризисной мерой в бизнесе

Сегодня очень сложно содержать штат: грядут сокращения сотрудников, и их зп, хотя, конечно, все еще надеяться на чудо. Но кризиса не избежать

1. Помощник - это сотрудник, который представляет симбиоз очень многих профессий: маркетолог, продажник, проджект-менеджер, секретарь, упаковщик и еще много каких профессий. Как вы понимаете, сочетание в 1 человеке стольких функций сокращает расходы. Что говорить про качество такого помощника?
   Во-первых, ищите с нужными навыками и опытом (вот уверяю, у нас очень талантливая молодежь)
   Во-вторых, человек очень быстро учится, если у него есть мотивация. Как всегда, не забываем про здравый смысл⠀⠀⠀⠀
2. Сразу работайте со своим помощником как с подрядчиком. Вам мир не платит за то, что вы стараетесь. Мир платит вам за качество и результаты. Поэтому выстраиваете отношения на партнерских началах и относитесь к помощнику как к своему младшему партнеру
3. Уделите внимание на продуктивность и эффективность работы:

• правильно формулируйте задачи
• используйте площадки для контроля задач (трело, чаты, wunderlist, прочее)
• внедрите формат отчетов и их периодичность
• обсудите мотивацию и убедитесь, что вас поняли

Если будут вопросы - пишите, всегда рада проконсультировать вас

Тут хочется рассказать чисто о законодательных нововведениях в связи со сложившейся ситуацией в России

• Дистанционная работа - это перевод выполнения тех же обязанностей сотрудника дома: трудовые функции не меняются, меняется место работы
• Юридически перевод на удаленную работу оформляется дополнительным соглашением
• Если компания не переходит на удаленную работу, сотрудник может просить рассмотреть свой перевод на удаленную работу, при этом основанием для перевода может служить, что у ребенка отменены занятия в школе⠀
• Удаленная работа подразумевает получение з/п в полном объеме: оплата удаленной работы как отпуска за свой счет, больничного запрещена
• Сейчас компании сами решают о переходе на удаленную работу, но если Роспотребнадзор опубликует указ о временном переходе на удаленную работу, то все организации обязаны будут перейти на удаленную работу

Эти правила касаются, конечно, только официального трудоустройства. К сожалению, неофициальные сотрудники никак не защищены, но очень надеюсь, что работодатели проявят человечность. Хотя я понимаю, какие убытки сейчас терпят предприниматели, особенно в сфере организации мероприятий. Очень надеюсь на то, что предпринимателям будут предоставлены каникулы по налогам и кредитам, хотя не знаю, возможно ли это экономически

Мы знаем, что помимо денежной мотивации, есть еще и другие, в частности соц пакет

Хочу поделиться с тобой исследованиями HH по поводу отношения сотрудников к соц пакету:

• Повышение з/п для сотрудников привлекательнее, чем создание или развитие социального пакета (даже если повышение всего на 25%)
• Наличие соц пакета важнее для тех, у кого он уже был, чем тем, у кого его не было
• Меньше всего соц пакет важен для молодых специалистов и тех, кто старше 55 лет - им сложнее всего найти работу
• Социальный пакет есть на текущей работе только у 23% опрошенных. Его главная составляющая — добровольное медицинское страхование (есть у 84% процентов тех, кто ответил, что у них есть соцпакет). На втором и третьем местах — оплата мобильной связи и компенсация затрат на питание

А какие плюшки вы используете в соц пакете?

Как правило, у меня тут мой авторский контент, но тут навело общением с Денисом Клепиковым. Денис рассказал мне про 7 парадигм Фридмана. И настолько это мне понравилось, что решила поделиться тут с вами, да и себе на память оставить

Что ж это такое за парадигмы?

Для того чтобы взаимодействие с сотрудниками было максимально эффективным, исключались информационные потери, простои в работе, сокращалось время выполнения задач и выполнялись прочие штуки, о которых мечтает любой руководитель, необходимо соблюдать 7 простых правил:

1. Полученное задание должно быть проанализировано перед началом работы.
2. Полученное задание должно быть выполнено на 100 процентов.
3. О препятствиях к стопроцентному выполнению задания следует немедленно сообщить руководителю и всем заинтересованным лицам. «Уперся — сообщи».
4. Предложение по решению проблемы предпочтительнее информации об ее возникновении.
5. Факты и аргументация предпочтительнее мнения.
6. Расширенное толкование полученного задания не допускается.
7. Несогласие с параметрами задания или регламентами исполнения не может служить поводом для их игнорирования

По идеи каждый наш сотрудник должен помочь нам клонировать себя в бизнесе, а как следствие, зарабатывать больше. Но по факту бывает так, что ты платишь з/п, а в итоге прибыль не увеличивается, а уменьшается, как минимум по причине дополнительной статьи расходов - з/п сотруднику
⠀
Что делать в таком случае?

• менять мотивацию - я против окладов, сотрудники становятся неадекватными. Мы предприниматели получаем деньги не за старание и не за свое присутствие в офисе, мы получаем за результаты. Почему мы должны платить сотруднику просто за то, что он такой хороший человек?
• менять сотрудника. Представь себе, рынок труда очень богат, очень много толковых сотрудников без работы - без короны, без личных проблем, желающих работать

Посчитай реальную стоимость сотрудника. Что сюда входит:

• Оплата труда - з/п, премии, налоги, больничные
• Косвенные затраты - расходы на организацию рабочего места (компьютер, телефон, стол и прочее), в пропорции приплюсуй з/п бухгалтера, аренду, воду в офис и прочее
• Потери и недополученная прибыль от работы сотрудника - это, конечно, сложно посчитать, но когда сотрудник говорит, что что-то сделать невозможно, задумайся, возможно это его неадекватность

А ты слышал что-то про тестовый день?
Что это такое: если тебе как руководителю понравился кандидат, ты берешь его на тестовый (пробный день), во время которого он выполняет задачи, которые будут составлять основу его работы. Для проверки бизнес-ассистентов - это отличная возможность проверить кандидата в деле

Плюсы тестового дня:
Для руководителя:

• даже самый классный кандидат на собеседовании может оказаться совсем другим на деле
• возможность проверить, как кандидат вольется в коллектив

Для кандидата:

• лучше узнать обязанности
• понять корпоративную культуру

Ни одного, ни другого это ни к чему не обязывает. Если оформлять юридически, то такой день можно оформить как гражданско-правовой договор

Риски:

• репутационные: нерадивые кандидаты могут рассказывать о вас небылицы
• разглашение конфиденциальной информации

Если интересно про тестовый день, могу рассказать подробнее, пиши «Интересно» и тогда жди продолжения

Я очень рада, что сейчас помощник/ассистент становится must have. Если раньше приходилось доказывать руководителям, что так будет лучше для бизнеса: сможешь делегировать рутину, а сам заняться масштабированием. В свою очередь ассистентам приходилось рассказывать, какая это интересная и перспективная работа

Сейчас это так естественно проходит

Приходит заявка от руководителя, мы его анкетируем, вытаскиваем портрет идеального кандидата. Далее в своей голове я формирую типаж, ищу в памяти людей, на кого должен быть похож кандидат. Упаковываю вакансию. Ищу площадки, людей, где такие типажи могут быть

Затем льются заявки. Выбрать хорошего ассистента, так же сложно, как найти свою вторую половинку на всю жизнь. Поэтому тут включается «сваха», но только в области подбора помощника

После идёт работа с кандидатом:

• анализирую кандидата по резюме (хотя я не люблю резюме),
• тестирую на предмет личных качеств и результативности (последнее - это самое важное для помощника)
• смотрю его соц сети
• личное общение (кстати, на собеседовании у меня очень интересно, некоторых кандидатов я вовсе отговариваю быть помощникам и говорю им их успешную стратегию)
• если необходимо учу необходимым навыкам и умениям

Далее идёт встреча с руководителем. У меня нет ограничений на количество предоставляемых кандидатов. Но цель, чтобы первый кандидат подошёл 100%. И когда это случается - мурашки, пазл сошёлся. Руководитель благодарен за хорошего помощника, ассистент за работу, а я счастлива, что помогла людям
⠀
А если говорить сухим языком, то подбор у нас такой:

• срок поиска - 1 месяц (в зависимости от сложности или простоты срок сокращается),
• мы тестируем наших кандидатов на предмет их результативности, конфликтности, склонности к росту и прочим важным параметрам,
• наши кандидаты проходят обучения на предмет: результатного мышления, первичной автоматизации и эффективности
• если необходимы особые профессиональные навыки - мы можем обучить сотрудника
• гарантия на бизнес-ассистента - 3 месяца, если кандидат слился, то бесплатно подберем нового
• подбираем в любой точки мира, удалённых/в офис, секретарей/помощников/продюсеров

Что-то всю неделю у меня посты на тему делегирования. Но есть запрос - получай!

Есть 2 вида делегирования:

• делегирование от силы
  делегирование от слабости

Делегирование от силы - это то когда ты что-то умеешь делать либо в принципе способен научиться и делать хорошо, но для того чтобы масштабироваться, ты поручаешь эту задачу другому человеку

Делегирование от слабости - это когда ты не умеешь делать, бежишь от выполнения этих задач и поручаешь это другому человеку. По факту ты сбрасываешь ответственность на этого человека. Ничего хорошо от этого не будет. Слив ответственности всегда сказывается негативно на деятельности
Пример, ты не умеешь продавать и говоришь: «Найму продажника», а еще хуже, я человек-продукт, я не могу продавать. Не можешь - будь мастером, зачем тебе бизнес. А если собрался делать бизнес- давай учись. Путь только один - учиться, а не сливать ответственность - делегировать. Не подменяй понятия

Отвечай на вопросы честно и посчитай, сколько у тебя получилось ответов «ДА»

• Работаешь ли ты больше 8 часов?
• Ты работаешь дольше своих сотрудников?
• Если твой сотрудник по каким-то причинам не может выполнить свои задачи, делаешь ли ты их за него?
• Если ты отсутствуешь в офисе, никто не может выполнить твои задачи?
• Ты не успеваешь планировать свой день?
• Ты не успеваешь планировать свою неделю?
• Ты не успеваешь планировать свой месяц?
• Ты не успеваешь подводить итоги дня?
• Ты не успеваешь подводить итоги недели?
• Ты не успеваешь подводить итоги месяца?
• У тебя беспорядок на рабочем столе?
• У тебя беспорядок на рабочем столе ноутбука/компьютера?
• Часто ли горящие задачи заставляют тебя отложить выполнение важной задачи?
• Занимаешься ли ты рутиной?
• Часто ли ты затягиваешь выполнение задач до дедлайна?
• Жалуются ли тебе сотрудники, клиенты, партнеры, что кто-то из твоих подчиненных не выполнил или не качественно выполнил задачу?
• Тебе не хватает времени на чтение книг?
• Давно ли ты был в отпуске?
• Тебе не хватает времени на продвижения тебя как эксперта?
• Стремишься ли быть в курсе всего на работе?

Если у тебя 5 «ДА», то ты умеешь делегировать
Если у тебя 6-9 «ДА», то следует научиться делегировать и первый шаг «Найм ассистента»
Если более 10 «ДА», то у тебя проблемы с делегированием: научись доверять людям и пойми, что рост возможен только в команде

Адаптация сотрудника составляет по статистике 6 месяцев. Но такую роскошь мы редко можем себе позволить. Поэтому ниже 5 правил, которые позволят значительно уменьшить период адаптации ассистента

1. Дайте задание: составить презентацию о вашей компании и о вас. Пусть ассистент прошерстить информацию, именно в процессе выполнения задания он поймет:

• чем вы занимаетесь
• ваш ассортимент товаров/услуг
• как вы позиционируете себя клиентам
• ваши продажные триггеры

Плюс вы сразу поймете скорость работы ассистента, его способность анализировать и систематизировать информацию
2. Выделите по 30 минут утром и вечером своего времени для постановки планов и подведения итогов дня соответственно
3. Определите формат ответа на вопросы (как часто, вживую/в мессенджерах, у вас или куратора)
4. Познакомьте со всеми сотрудниками
5. Приучите быть «Плюшкиным»:

• все пароли, контакты, схемы работы и прочее ассистент собирает у себя в облаке/платформе/компьютере
• любая задача является системной и не разовой (пусть сразу пишет себе инструкции)

Именно этой фразой закончила своё выступление на E-com-встрече «Алтайсиб»

Именно это, я говорю руководителям, которые ищут себе помощника. Я вовсе не пествую выращивание короны. Я подчёркиваю, что помимо оплаты, вы передаете опыт, знания, социальный капитал, ваше мышление. Если иным сотрудникам опосредованно, то личному помощнику много интенсивно. И ещё деньги за это платите

А в ответ получаете избавление от рутины

Все больше мы нанимаем удаленных сотрудников: как ими управлять - как поручать задачи, как контролировать процесс выполнения поручений, за что платить

• Подстраховка - на первое время, пока не сработались и не знаешь человека наверняка, имей в запасе еще несколько кандидатов на случай, если первый сольется
• Общение - причина потери хороших удаленных сотрудников часто кроется в том, что они чувствуют себя брошенными, ненужными и несопричастными. Обязательно мотивируй их, пиши вдохновляющие приветствия и обязательно благодари
• Постановка задач - используй свои любимые таскеры для постановки и контроля процесса выполнения задач
• Чаты - под каждый проект делай отдельный чат
• Чек-лист- прописанный пошаговый план повысит качество выполнения задачи
• Мотивация - сдельная оплата, это даже не обсуждается
• Свобода во времени работы - неважно, когда работает такой сотрудник, главное, чтоб задачи были выполнены, а так - пусть работает, когда ему удобно

И кстати ищу себе нового. Где-то с ноября буду готова собеседовать

Теперь у меня есть продюсер

Запутала? Давай разбираться, какие есть помощники

1. Секретарь: функционал - выполнение рутины и повторяющихся процессов, мыслит процессами. З/п от 10 тыс. рублей. Всем рекомендую иметь такого помощника, который будет поддерживать инфраструктуры твоей компании и освободит тебя от рутины

2. Ассистент - по факту твой зам, руководит твоими сотрудниками, сам ставит себе задачи, мыслит результатами. З/п от 15 тыс + KPI

3. Продюсер - задачи: продвинуть тебя, составить твое расписание, сделать, так чтобы ты творил, помогать тебе со стратегией. Его цель - твое счастье и спокойствие. Мыслит развитием. З/п -% от прибыли

А кто нужен тебе?

В своей работе я практиковала разные форматы работы с помощником, сейчас мой формат - это микс: у меня есть офис, но помощница работает там, где ей удобнее, да и сама я появляюсь в офисе, когда есть вдохновение

Безусловно, однозначно ответить, кто лучше «удаленный помощник» или «работающий в офисе» нельзя. Все зависит от руководителя (его стиля работы, привычек, предпочтений) и ассистента (его стиля работы, личных качеств)

Для меня как для руководителя важны результаты и возможность быть на связи с ассистентом всегда, а остальное - для меня неважно

Но рассмотрим сегодня, в чем же плюсы удаленного помощника

ПОВЫШЕНИЕ ОСОЗНАННОСТИ АССИСТЕНТА
Когда сотрудник находится вне постоянного контакта с руководителем, ему волей-неволей приходится самому отвечать на возникающие в ходе работы вопросы. Это стимулирует инициативность, ответственность, вовлеченность бизнес-помощника

ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОБЩЕНИЯ
Так как времени для совместной работы немного, то общение по телефону/вживую ценится максимально. Все отвлекающие факторы отфильтровываются, для того чтобы максимально сконцентрироваться на работе

ЭКОНОМИЯ
Экономия на площади офиса, организации рабочего места и прочих затрат

Можно долго рассуждать на тему, какими качествами обладает идеальный сотрудник. Но если ты действительно хочешь расти, то придерживайся следующего принципа

Хорошему (не будем говорить про идеалы) сотруднику не нужен руководитель, он не будет бесконечно тебя отвлекать, а тебе не нужно будет его контролировать. Хорошему сотруднику нужен наставник.
А это уже совсем другой характер отношений

Согласны?

Замечал ли ты такой факт, что как только ты меньше работаешь, результаты в бизнесе растут?
Даже порой обидно, чего это так

Но порой собственник бизнеса видя эту закономерность, все равно ведет себя по-другому. Он врывается в бизнес: пытается навести порядок везде, думая, так только сделает лучше

Что происходит в действительности. Влезая в оперативку, руководитель завязывает на себя все процессы, подавляя инициативу сотрудников. Так как руководителю надо параллельно решать еще и свои задачи, задачи сотрудников, которые он забрал себе, тормозятся. Не говоря уже про стратегические задачи руководителя, на которых банально не остается времени

ВЫВОД: не стоит врываться и делать все руками. Будет только хуже. Не надо стоять над сотрудниками с кнутом. Руководитель, который лезит в операционку в бизнесе, это деструктив для бизнеса

Самая главная задача ассистента - сделать так, чтобы руководитель не работал! Тогда руководитель сможет заниматься стратегическими вопросами, зарабатывать деньги, а не сливать свое время и энергию на текучку

Мотивация ассистента: чем меньше работает руководитель, тем больше денег получает ассистент: руководитель занимается стратегическими и moneymaking задачами больше прибыль больше платит ассистенту

Когда кандидат приходят к нам на собеседование/присылает резюме, как бы мы хорошо не чувствовали людей, это больше обертка человека. Сотрудник познается в деле. Поэтому испытательный срок - это такая дето-версия трудовых отношений

На что следует обратить внимание на испытательном сроке:

• знания/навыки - ух сколько я видела людей, которые на отлично знают Excel в резюме, а потом мне функцию ВПР не могу применить,
• выполнение задач - сколько времени требуется, какой объем работы делает за день,
• ориентация на результат,
• отношения с коллегами,
• адаптация к новой работе/коллективу/руководителю,
• опоздания,
• личное: приятен или неприятен в привычках, поведении

Пост про антисотрудника вызвал резонанс. Теперь пришла очередь рассказать про тех, с кем лично мне комфортно работать и достигать целей

ТОП-7 качеств идеального сотрудника

• Улыбается, а не ходит с лицом человека, которому все должны
• Хочет вырасти в рамках моего дела - стать партнёром/руководителем направления, больше зарабатывать
• Просит дать ему новые интересные задачи
• Качественно выполняет поставленные задачи, а не лишь бы сделать
• Учится у меня и впитывает мой опыт
• Знает, что делать, если я занята, а не сидит не ждёт от меня указаний
• Если что-то не устраивает в работе и условиях, инициирует разговор со мной

Знания можно получить, навыки освоить, опыт придёт. А вот эти качества для меня на вес золота

Мой рейтинг «С кем никогда не стоит работать»

• Сотрудник, который во всем винит окружающий мир, а не себя
• Сотрудник, который манипулирует своей слабостью, отсутствием опыта, навыков, амбиций
• Сотрудник, который видя какие-то узкие места в организации, закрывает на это глаза, считая, что это не его зона ответственности
• Сотрудник, который сидит с лицом, как-будто ему все должны, что он пришел на работу и руководитель ему обязан
• Сотрудник, который не хочет расти

Я помню, когда я училась в университете, то нас пугали, что никуда не возьмут без опыта!
БРЕД
Если у вас нет опыта, не пугайтесь, у вас есть очень крутое преимущество - ваш мозг не зашорен, вы не действуете по шаблону, не знаете, как правильно, поэтому экспериментируете

Руководители, вы тоже не бойтесь, на самом деле, опыт не всегда хорошо: это рамки, ограничения, фразы «так нельзя», «это невозможно». Цитирую Тинькова: «человек без опыта не понимает, сложна ли порученная задача. Он не говорит: «Это невозможно. Рынок так не работает. Клиенты не поймут», а садится искать решение"

Лично я обожаю работать с зелеными, дерзкими и перспективными, вытаскивать их сильные качества, развивать и превращать в крутых специалистов. Но зато сколько неадекватности встречала с людьми с багажом, хотя, конечно, все относительно

Очень часто руководители спрашивают, о чем спрашивать кандидата на собеседовании

Важно, чтобы собеседование не превращалось в допрос⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

Рекомендую задавать следующие вопросы:

• В чем вы видите главную задачу вашей должности?
• Какие будут ваши первые действия, если мы вас возьмем на работу?
• Сколько вы хотите получать? (Да-да! Задавайте этот вопрос, он о многом может рассказать, меня в частности не взяли в KPMG из-за ответа на этот вопрос)
• Сколько времени готовы уделять работе (особенно если берете удалённого сотрудника)?
• Расскажите про свои достижения
• Назовите свои 3 главных минуса
• Почему ушли с последнего места работы
• В какое время гарантировано готовы быть на связи

Все мы хотим ответственных сотрудников, но порой мы руководители сами подавляем желание брать на себя ответственность

Не рассчитываете на то, что ваш сотрудник будет брать на себя ответственность, если чувствует следующее:

• я не понимаю, хорошо работаю или нет
• мое мнение никого не интересует
• моя задача просто делать, что велят
• никто не ценит мой труд
• я не знаю, куда движется компания: никто ничего не говорит
• если что-то случится, никто не поможет
• мне не доверяют

НИКОГДА не превращайтесь в людей «лишь бы сделать».Неважно, предприниматель вы или сотрудник!Такие люди воруют энергию, мечты, результаты, вдохновение у других людей!И заражают других людей болезнью «лишь бы сделать».
Вкладывайте душу, старайтесь, делаете чуть больше, чем от вас ждут!

И НИКОГДА не работаете с такими сотрудниками!Вы будете стагнировать, честнее сказать деградировать! А такой сотрудник будет спокойненько делать свои задачи абы как!

Берите сотрудников, которые будут вашими партнерами!

А таких «лишь бы сделать» отправляйте от себя подальше

Встречались ли вам такие люди? Знаете как их распознать? А может сами порой страдаете болезнью «лишь бы сделать?»

Я тут пару раз отследила у себя подобное! Не надо так

Один из самых больных вопросов у руководителей - как пробудить чувство ответственности у сотрудников

Но как известно есть 2 стороны в любом вопросе. Создает ли руководитель условия, когда сотрудники готовы принять на себя ответственность?

Вот перечень условий, когда сотрудник готов брать на себя ответственность

• Сотрудник чувствует ответственность за успех организации
• Сотрудник знает цели организации
• Сотрудник понимает, зачем нужна его работа
• Сотрудник может оценить эффективность своего труда
• Сотруднику есть, что сказать о методах работы, и к нему прислушиваются
• Сотрудник понимает к кому обратиться и по каким вопросам
• Сотрудник чувствует, что ему доверяют
• Руководитель всегда хвалить за успехи и достижения

Результатное мышление - самый главный навык бизнес-ассистента

В своем обучении я всегда говорю будущим ассистентам, что узнать инструменты не так сложно, а вот сформировать результатное мышление - это приоритетная задача

Что же за это за мышление? Почему его так ценят руководители? И можно ли его прокачать?

Результатное мышление - ориентация на результат, понимание того, что каждое действие имеет последствие, а каждую задачу мы делаем не ради действия, а ради результата.
Когда ты начинаешь мыслить результатами, то сразу и инструменты нужные подбираются, и решения, да о ошибок становится меньше. Человек, мыслящий результатно, мыслит исходя из желаемого будущего, а не исходя из текущей точки, тем самым не ограничивает себя имеющимися ресурсами.

Можно ли сформировать результатное мышление? Да! Это мышца, которую можно прокачивать. Вот 5 простых инструментов:

• Хронометраж своего рабочего времени каждый час
• Составление четких чек-листов, инструкций, регламентов с обязательным указанием сроков, результатов, перечня необходимых действий
• Составление результатно-ориентированных планов
• Оперативное отслеживание изменений
• Если сделали ошибку, вспомните, какова цель действия и что хотите в итоге

Очень рекомендую задавать на собеседовании следующие вопросы:

Какие факторы будет показывать, что вы достигли успеха в профессии бизнес-ассистента?
Что вам больше всего нравится в работе бизнес-ассистента?
Как вы организуете свой рабочий день?
Опишите свой успешный проект
Что нужно, чтобы успешно пройти испытательный срок?

Обратите внимание, какие глаголы использует кандидат:
если совершенного вида, то перед вами результатник,
Если несовершенного вида, то - процессник

Напомню:
глаголы совершенного вида - что сделать?
глаголы несовершенного вида - что делать?

Очень важным при выборе бизнес-ассистента является наличие у негоспособности брать на себя ответственность, работать без надзора

Сейчас я вам расскажу, какие вопросы следует задавать, чтобы это выявить:
Почему одним удается достичь высот в профессии, а других нет
Почему одни честно работают, а другие берут откаты?
Руководитель находится в отпуске, а сотрудники работают хорошо. Почему?

Обратите внимание на ответы: необходимо оценивать не то, что он выберет, а то как он объяснит причину.

Если преобладают внутренние факторы, поздравляем, перед вами человек, который способен братан себя ответственность Например:
Ответ на 1 вопрос: в жизни все зависит от человека
Ответ на 2 вопрос: зависит от этики и воспитания человека
Ответ на 3 вопрос: деньги зарабатывают

Если кандидат дает объяснение, основанное на внешних факторах, то человек склонен уходить от ответственности
Например:
Ответ на 1 вопрос: оказался в нужном месте в нужное время
Ответ на 2 вопрос: мало платят
Ответ на 3 вопрос: руководитель вернется и все проверит

В свое время я занималась автоматизацией системы внутреннего контроля на одном крупном сибирском холдинге. Основу этой системы составлял регламент, который поручили писать мне. Я как современный человек зашла в Яндекс, вбила название регламента, скачала, вставила название своей организации и довольная отправила на согласование дирекции холдинга. Мысленно посмеявшись, что мне дали 1 месяц на выполнение этой задачи.

Разумеется, мой регламент не приняли. Вместе с командой мы трудились над ним 5 месяцев и лишь с 115 попытки это регламент был принят. Как следствие, я научилась писать такие регламенты, которые не будут пылиться на полке, а действительно позволят облегчить жизнь организации.

Вообще цель любого регламента - не создать бюрократию, а наоборот, упростить выполнение повторяющейся работы. Исходя из этой предпосылки нужно писать инструкции.

Бизнес-ассистент этот такой человек, у которого постоянно будет куча задач, которые надо сделать быстро, качественно, затратив минимальное количество своих ресурсов. Регламенты - это способ облегчить свою жизнь.

Я выделяю следующий принципы написания регламентов. Бизнес-ассистенты берите во внимание:

1. Кратко, лаконично, но объемно
Регламенты не должны быть на 10 листов, никто не будет их читать. Фокус теряется уже на третьей странице. Поэтому максимум 2 страницы. Лучше сделать два маленьких регламента, чем один большой

2. Цель регламента
У каждой инструкции есть цель, то есть определенные отношения, которые регулируются данным регламентом в организации, для того чтобы что-то упорядочить, поднять качество, обеспечить выполнение определенных норм. Суть регламента указывается в названии, а вот цель следует обязательно раскрывать в преамбуле. При этом цель создания регламента должна пронизывать весь документ

3. Автор регламента - тот, кто будет им пользоваться
Если вы хотите, чтобы регламент писался не для галочки, а реально исполнялся, то создавать документ необходимо тому, кто будет им пользоваться по причине понимания ситуации на месте.

4. Обязательное согласование с руководителем
Любой документ создателю документа необходимо согласовывать с руководителем по причине того, что руководитель знает стратегию развития организации и фокусы.

5. Логичность
Простая истина, но порой пункты регламента не коррелируют друг с другом.

6. Каждая норма регламента имеет ответственное лицо
Как в предложении есть подлежащее, так любая норма должна содержать ответственное лицо

Какой раз убеждаюсь, как по-разному мы воспринимаем информацию

Что больше всего ценят руководители в бизнес-ассистентах (рейтинг качеств)

Лояльность и преданность
Исполнительность
Логичность

А теперь, что по мнению бизнес-ассистентов, ценят в них руководители

Интеллект
Коммуникабельность
Инициатива

Период адаптации сотрудника составляет от 3 до 6 месяцев. Безусловно, для микро и малого бизнеса это очень долго: скорость движения на столько большая, что мы не можем себе позволить так долго адаптировать сотрудника. Особенно роскошью такой длинный период адаптации является для бизнес-ассистента

Для того чтобы ускорить процесс притирки руководителя и бизнес-ассистента рекомендую обсудить следующие вопросы друг с другом:

• Как руководитель воспринимает информацию (аудиал/визуал)?
• Какой стиль делегирования у руководителя: необходимость согласования всех действия/контроль результатов при полной свободе в выборе инструментов?
• Что мотивирует руководителя (деньги/статус/результаты/созданный продукт)?
• Каковы сильные и слабые стороны руководителя?
• Каких принципов придерживается руководитель в бизнесе?
• В какой форме руководитель предпочитает общаться: подробные отчеты/отчет по результатам?
• Какая стратегия у организации на ближайшие полгода/год/3 года?

Как и во всех отношениях в отношениях между руководителем и ассистентом необходим разговор. Если вы хотите друг друга понимать, то обозначьте исходные данные и что вам нужно, это гарантировано повысить результативность вашего общения

Все вокруг говорят про бизнес-ассистентов. Даже Ксения Собчак начала искать бизнес-ассистента в рамках реалити-шоу на МУЗ ТВ. И ты думаешь, а нужен ли он мне? Я предлагаю тебе ответить на 3 простых вопроса и уже на основании их решить

1. Сколько лишнего ты делаешь каждый день?

Если ты ничего не успеваешь - это не повод начать делегировать и искать ассистента. Для начала посмотри, чем загружен день: какие дела приносят деньги, а какие лишь наполняют твой день, перегружают тебя. Отказ от лишнего поможет успевать больше и повысит удовлетворенность от работы. Нет смысла делегировать лишнюю работу и платить кому-то за дела, которые не помогают бизнесу расти.
Но если ты столкнулся с проблемой, что есть важная работа, от которой нельзя отказаться, но ее выполнение мешает обслуживать клиентов и привлекать новых, логично нанять помощника

2. Сможешь ли ты финансово позволить себе ассистента?

Если ты только начинаешь и ограничен в деньгах, то найм ассистента не самое верное решение. Можешь привлечь студентов, которые не ради денег, а ради опыта с радостью тебе помогут.
Но если ты уже давно в бизнесе и никак не можешь избавиться от рутины, то экономия на ассистенте может обернуться для тебя большой упущенной выгодой

3. Зачем тебе нужен ассистент?

Какую работу ты поручишь ассистенту:

• рутина
• закрыть твои слабые стороны,
• делать, что тебе не нравится,
• стать твоим замом и быть ответственными за прибыль

Когда ты определишь цель, то тебе легче будет определить портрет идеального ассистента для себя

Самое большое заблуждение, с которым я столкнулась, при общении с руководителями по поводу личных бизнес-помощников, - это то, что личный помощник ассоциируется с секретарем.

Продуктом работы личного помощника - является свободное время руководителя. Его задача, чтоб дорогой и любимый начальник не забивал свою голову рутиной, не общался с назойливыми людьми. Задача выбить для вас каждую минуту свободного времени, чтобы вы могли подумать о великом

Личный бизнес-помощник - это хранитель вашего времени! в этом состоит его миссия!

Но личный помощник не только ограничивается вашим бизнесом, личный помощник должен не забыть записать вас к врачу, вставить в ваш и до того плотный график тренировку, не позволить вам до поздно засиживаться на работе и следить за вашим отдыхом. Тут встает вопрос о лояльности, но об этом в следующим постах

Я, конечно, догадывалась, что профессия «бизнес-ассистента» - невероятно востребованная и нужная. Но предположения и реальность порой разнятся.
Вчера провела опрос 100 предпринимателей. И 98 из них сказали, что им нужен личный бизнес-ассистен (а 23 попросили найти им бизнес-ассистента)
Поэтому вопрос о востребованности больше не поднимаем - результат на лицо.

Говоря про необходимые требования к бизнес-ассистенту, отмечу 5 самых важных:
1. УМЕНИЕ БРАТЬ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Есть секретный вопрос, который надо задать на собеседовании

2. УМЕНИЕ НАЙТИ ОТВЕТ НА ЛЮБОЙ ВОПРОС
Когда моя нынешняя помощница устраивалась ко мне, одним из важных факторов было то, что она сказала, что я не умею многое делать, что написано в вакансии, но я разберусь и найду

3. ЛИЧНЫЕ ПУНКТИКИ
Найти хорошего помощника - как найти хорошего мужа/жену. И если вас бесит, что человек всегда оставляет грязной кружку или другие раздражающие вещи - не надо начинать.
Для меня такие пунктики - грамотно писать и знание Excel

4. НЕКОНФЛИКТНЫЙ
Недавно общалась с помощницей потенциального партнера, так она мне начала замечания делать и нравоучения читать. Как думаете, стала ли я работать с этим потенциальным партнером?

5. РОМАНТИК-РЕЗУЛЬТАТНИК
По классификации деления сотрудников быть «Романтик-результатник», и ни в коем случае не «бюджетник»
За что обожаю свою помощницу, так за то, что какую бредовую идею я не предложила (даже нереальную к исполнению) она всегда: «А давай! Круто! Будет интересно»

Очень часто в онлайн помощники идут мамы в декрете, тут можно относится к этому по-разному. Многие такие сотрудники проявляют себя очень здорово: совмещают семью и работу, зарабатывают деньги и реализуются. Другие: испытывают стресс, ничего не успевают и это негативно сказывается на отношениях в семье. Здесь нет плохо и хорошо. Просто прежде, чем принять это решение, советую сделать следующие:

• Определиться со своей мотивацией. Для чего вы хотите работать: для самореализации, денег, независимости, отвлечься от быта. Как правило, редко, кто честен с собой. Но чем скорее вы научитесь быть честным с собой, тем легче будет жить в гармонии с собой
• Освободите время для работы: что будет делать ребенок, когда вы работаете, как вы будете организовывать быт, муж - согласен ли? На самом деле, при выходе все обостряется и все ваши проблемы выходят наружу
• Научитесь просить помощи у близких. Это кстати самое первое правило тайм-менеджмента молодой мамы, независимо от того, работает они или нет

Ранее я писала про навыки идеального помощника с точки зрения руководителя, а давайте сейчас попробуем посмотреть на навыки идеального помощника с позиции самого помощника. Я опросила своих лучших ассистентов в Сервисе удаленных помощников Ellie.pro, в результате получился вот такой список

• Навыки уверенного пользователя пк: владение пакетом стандартных офисных и графических программ; быстрый и результативный серчинг в интернете.
• Знание основ работы в соц. сетях: иметь представления о функционале и особенностях всех популярных соц. сетей и менеджеров, ориентироваться в их интерфейсах и медиа пространстве в целом.
• Высокий уровень коммуникабельности/навыки делового общения: предстоит не только находить индивидуальный подход к каждому клиенту, сотруднику, подрядчику, но и налаживать контакты по задачам.
• Эрудированность: иметь широкий кругозор в различных сферах, чтобы быстрее понимать суть задачи и находить решение
• Грамотность/ развитая устная и письменная речь: умение доносить свои мысли лаконично четко и ясно
• Структурность и последовательность мышления: четкое постановка приоритетов, деление объемных задач на подзадачи и выполнение в правильном порядке
• Навыки организации рабочего процесса/тайм менеджмента: профессионально распределять не только свое время, но и помогать клиенту упорядочивать расписание
• Креативность: готовность столкнуться с решением самых нестандартных задач, подойти к решению с другой стороны.
• Многозадачность: быстро переключаться между заданиями и поручениями без потери времени и концентрации
• Легкообучаемость: при необходимости оперативно изучать информацию из квалифицированных источников и внедрять в свою практику

Вопрос денег остается у нас каким-то очень интимным: сотрудники очень боятся попросить руководителя «платить больше», а ведь по факту, давайте разберемся

Если сотрудник приходит с вопросом: «Платите мне больше, но делать больше я не хочу, брать больше ответственности тоже не буду, просто, я заслуживаю большего», то руководителю странно такое слышать

Но если у вас

• увеличился объем выполняемых задач
• повысилась сложность задач
• появился новый уровень ответственности

Либо хотите этого, то это уже другая тема

Оформите в виде «До и после», мотивированно аргументируйте, и поверьте, если вы стали приносить больше или готовы приносить больше, вас руководитель будет очень ценить и будет платить больше

Я против оплаты за просиживание офисного стула. Я за партнерские отношения. И эра результативного отношения сотрудников к работе уже наступает

Как правило, у меня тут мой авторский контент, но тут навело общением с Денисом Клепиковым. Денис рассказал мне про 7 парадигм Фридмана. И настолько это мне понравилось, что решила поделиться тут с вами, да и себе на память оставить

Что ж это такое за парадигмы?

Для того чтобы взаимодействие с сотрудниками было максимально эффективным, исключались информационные потери, простои в работе, сокращалось время выполнения задач и выполнялись прочие штуки, о которых мечтает любой руководитель, необходимо соблюдать 7 простых правил:

1. Полученное задание должно быть проанализировано перед началом работы.
2. Полученное задание должно быть выполнено на 100 процентов.
3. О препятствиях к стопроцентному выполнению задания следует немедленно сообщить руководителю и всем заинтересованным лицам. «Уперся — сообщи».
4. Предложение по решению проблемы предпочтительнее информации об ее возникновении.
5. Факты и аргументация предпочтительнее мнения.
6. Расширенное толкование полученного задания не допускается.
7. Несогласие с параметрами задания или регламентами исполнения не может служить поводом для их игнорирования

1. Возможность работать удаленно
Мне, как руководителю, неважно, откуда работает ассистент: из дома, офиса, кафе, с отдыха. Для меня имеет значение – результат. Неважно, когда помощник выполняет работу: утром, днем, вечером, ночью. Важно, чтобы задачи были выполнены

2. Свобода
В особенности для мам, это очень важно иметь возможность проводить больше времени со своим ребенком, важна свобода. Профессия личный помощник дает такие возможности

3. Развитие
Если вы каждый день делаете одно и то же, не получаете новых знаний и навыков, то стоите на месте. Я прекрасно помню свою работу в офисе: я выполняла одни и те же действия и, соответственно, никак не развивалась.
В наше время, для того чтобы не остаться без работы и быть востребованным, нужно постоянно развиваться, быть в тренде, постоянно получать новые навыки
⠀
4. Востребованность на рынке труда
Мой помощник овладел более 30 навыками, то есть 30 профессиями. Это большое подспорье для его будущего. Он может развиваться в отдельном направлении как эксперт либо здесь же открыть свое дело.
Важно быть многофункциональным. Это гарантия того, что вы всегда устроитесь на работу либо откроете свое дело

5. Яркая жизнь
Одна из проблем многих людей – это то, что жизнь порой является «днем сурка». Очень важно, чтобы работа приносила не только деньги, но и была интересна. Работа ассистента – это не рутинные задачи, а каждый день что-то новое, каждый день дополнительные навыки

6. Перспективы
Работа личным помощником формирует мышление предпринимателя. Ассистент работает в непосредственной связи с руководителем. Наше окружение кардинально влияет на получение нами навыков, на наше мировоззрение.
Если вы действительно хотите стать предпринимателем, то сначала будьте с предпринимателем, будьте его ассистентом. Теоретических знаний недостаточно, нужна практика. А получить эту практику вы можете, находясь близко с предпринимателем.
Но не всем нужно быть предпринимателем, да и не все хотят. Работа личным помощником – это также путь стать топ-менеджером

А ты слышал что-то про тестовый день?
Что это такое: если тебе как руководителю понравился кандидат, ты берешь его на тестовый (пробный день), во время которого он выполняет задачи, которые будут составлять основу его работы. Для проверки бизнес-ассистентов - это отличная возможность проверить кандидата в деле

Плюсы тестового дня:
Для руководителя:

• даже самый классный кандидат на собеседовании может оказаться совсем другим на деле
• возможность проверить, как кандидат вольется в коллектив

Для кандидата:

• лучше узнать обязанности
• понять корпоративную культуру

Ни одного, ни другого это ни к чему не обязывает. Если оформлять юридически, то такой день можно оформить как гражданско-правовой договор

Риски:

• репутационные: нерадивые кандидаты могут рассказывать о вас небылицы
• разглашение конфиденциальной информации

Если интересно про тестовый день, могу рассказать подробнее, пиши «Интересно» и тогда жди продолжения

Я фанат профессии личный помощник. В свое время я сама как предприниматель выросла только благодарю бизнес-ассистенту. Плюс, я вижу, как растут люди этой профессии, сколько навыков они осваивают за короткий промежуток времени.

Но очень часто сталкиваюсь с мыслью, что «ой, я не справлюсь»

Давай подробно рассмотрим этот МИФ:

1. У меня нет знаний
Научить человека что-то делать - это несложно. Когда я подбираю ассистента - я по спец программе могу научить его нужным навыкам. В своем марафоне не учу маркетингу, продажам, копирайтингу, я формирую мышление. Многие руководители говорят, что если что-то не знает - я научу, лишь бы человек был на моей волне, был ответственный, а научить - это не проблема

2. Я не справлюсь
Да, профессия бизнес-ассистента требует ответственности, но если ты умеешь держать слово, то и это решаемо. Плюс на начальном этапе руководитель не бросит тебя на амбразуру. Как я всегда говорю своей помощнице: «мы команда, и ты всегда можешь посоветоваться со мной в своих задачах». Разве это не круто иметь наставника?

3. Никому не нужен бизнес-ассистент
Тут я бы поставила только такой смайлик, но все-таки разъясню: каждый третий предприниматель нуждается в бизнес-ассистенте? Как тебе такая статистика

Самая главная задача ассистента - сделать так, чтобы руководитель не работал! Тогда руководитель сможет заниматься стратегическими вопросами, зарабатывать деньги, а не сливать свое время и энергию на текучку

Мотивация ассистента: чем меньше работает руководитель, тем больше денег получает ассистент: руководитель занимается стратегическими и moneymaking задачами больше прибыль больше платит ассистенту

Я помню, когда я училась в университете, то нас пугали, что никуда не возьмут без опыта!
БРЕД
Если у вас нет опыта, не пугайтесь, у вас есть очень крутое преимущество - ваш мозг не зашорен, вы не действуете по шаблону, не знаете, как правильно, поэтому экспериментируете

Руководители, вы тоже не бойтесь, на самом деле, опыт не всегда хорошо: это рамки, ограничения, фразы «так нельзя», «это невозможно». Цитирую Тинькова: «человек без опыта не понимает, сложна ли порученная задача. Он не говорит: «Это невозможно. Рынок так не работает. Клиенты не поймут», а садится искать решение"

Лично я обожаю работать с зелеными, дерзкими и перспективными, вытаскивать их сильные качества, развивать и превращать в крутых специалистов. Но зато сколько неадекватности встречала с людьми с багажом, хотя, конечно, все относительно

НИКОГДА не превращайтесь в людей «лишь бы сделать».Неважно, предприниматель вы или сотрудник!Такие люди воруют энергию, мечты, результаты, вдохновение у других людей!И заражают других людей болезнью «лишь бы сделать».
Вкладывайте душу, старайтесь, делаете чуть больше, чем от вас ждут!

И НИКОГДА не работаете с такими сотрудниками!Вы будете стагнировать, честнее сказать деградировать! А такой сотрудник будет спокойненько делать свои задачи абы как!

Берите сотрудников, которые будут вашими партнерами!

А таких «лишь бы сделать» отправляйте от себя подальше

Встречались ли вам такие люди? Знаете как их распознать? А может сами порой страдаете болезнью «лишь бы сделать?»

Я тут пару раз отследила у себя подобное! Не надо так

Спрос на профессию бизнес-ассистента с каждым днем возрастает в геометрической прогрессии.

И очень часто кандидаты в бизнес-ассистенты попадаются в руки недобросовестных руководителей, которые не платят деньги , выжимают все соки , говорят красивые речи, а по факту это никакая ни мировая компания

Как распознать хорошего руководителя?

1. Тестовое задание
Тестовое задание – отличная возможность проверить вас в деле, да и вам пощупать, какой у вас начальник. Но очень часто недобросовестные руководители используют кандидатов в ассистенты как бесплатную рабочую силу. Если вас просят выполнить задание, требующее большого объема работы и глубокого погружения в специфику компании, это повод задуматься

2. Туманное объявление без подробностей
Если объявление выглядит «Ищем молодого активного бизнес-ассистента для работы в офисе», то на вряд ли это солидный руководитель. Хороший руководитель никогда не поленится составить вакансию подробно по четкой структуре, ведь бизнес-ассистент – это ключевое лицо в компании

3. Замашки деспота
Если руководитель на собеседовании все время говорит сам, не слушает ответы на вопросы, доминирует в беседе – перед вами возможно авторитарный руководитель

4. Платные сервисы для кандидатов
Обучающие тренинги, платное тестирование, оформление банковской карты – верный признак недобросовестного работодателя

5. Личная антипатия
Если уже при первом общении руководитель вам неприятен как человек и вам некомфортно, то не надо себя ломать, вам будет некомфортно каждый ден

1. Неограниченный доход

Зарплата бизнес-ассистента нефиксирована. Руководитель, как правило, устанавливает KPI. Выполняете KPI - получаете больше. Говоря про удаленных помощников, необходимо подчеркнуть, что последние могут работать на 1-2-3-4-5 руководителей, что значительно повышает уровень дохода. Ваша зарплата зависит только от Вас, от вашего профессионализма, вовлечённости в работу, типа мышления

2. Перспективы

Нанимая бизнес-ассистента на работу, руководитель рассматривает его как кандидата в свои партнеры. При отличной работе руководитель отдает часть своего бизнеса своему бизнес-ассистенту на условиях партнерства

3. Отсутствие географических границ

В наше время удаленная работа все больше и больше входит в нашу жизнь. Не важно, где живет ассистент в век интернета. Бывают такие случаи, что бизнес-ассистент и руководитель даже не виделись вживую никогда. Можно работать в мировой компании, находясь физически в маленьком городе

4. Большой спрос на бизнес-ассистентов

Каждый третий руководитель с доходом 300 000 руб. ищет себе бизнес-ассистента

5. Опыт

Во-первых, широкий спектр задач обеспечивает опыт владения практически всеми бизнес-инструментами
Во-вторых, общение с руководителем дает невероятный опыт ведения бизнеса. Плюс руководитель для бизнес-ассистента - это ментор, который еще и деньги платит

6. Гибкий график

Ваша работа не будет обусловлена чётким началом рабочего дня, концом и обедом. Вы сами себе выстраиваете рабочие часы

7. Социальный капитал

Работая бизнес-ассистентом, Вы приобретете большой круг знакомых из сферы бизнеса

8. Интересная работа

Спектр задач, которые выполняет бизнес-ассистент, невероятно широкий. Бизнес-ассистент - это маркетолог, фотограф, дизайнер, видеограф, продюсер, юрист, бухгалтер, организатор, психолог, МЧС-ник, продажник, копирайтер, секретарь и так далее. Выполняя такие задачи - можно точно забыть про рутину

9. Элитарность

Данная профессия обеспечит вам элитарность в обществе, так как Вы будете приближены к обществу бизнесменов

10. Возможность открыть свой бизнес

Работая бизнес-ассистентом, Вы получаете опыт ведения бизнеса на практике

11. Не нужно выходить из дома

Удаленные бизнес-ассистенты могут работать из дома: не нужно покидать дом, тратить деньги на проезд. Работая бизнес-ассистентом из дома, Вы можете проводить время со своей семьёй

12. Постоянное развитие

Вы все время учитесь: каждая новая задача – повод освоить новый навык

13. Выход из любой ситуации

Очень часто Вы будете решать нерешаемые на первый взгляд задачи. После этого Вы становетесь всемогущим

14. Доступно для любого человека

Для удаленного бизнес-ассистента не имеет значение, кто он: студент, пенсионер, мама в декрете. Неважно, какая у Вас одежда и как Вы выглядите

15. Благодарность руководителя

Бизнес-ассистент как никто влияет на результат компании. Руководитель ценит хорошего бизнес-ассистента. Ведь так приятно видеть результаты своего труда и понимать, что Вы приносите пользу людям

То, что встречают по одежке, мы уже давно уяснили. Но давайте не забывать о нашей «одежке» в социальных сетях. Поэтому бизнес-ассистенты и руководители бизнес-ассистентов обратите внимание на следующие обязательные правила оформления личной страницы помощника:

• Реальная фотография в деловом стиле
• Полное имя (без сокращений, уменьшительно ласкательных слов)
• Не забывайте использовать статус, место работы как канал рекламы
• Будьте внимательны к своим постам: никаких рецептов, котиков, конкурсов
• Фотоальбомы: проведите ревизию своих старых фото
• Вежливость: не забывайте, что все ваши написанные слова могут быть отскринены, извращены и представлены против вас
• Не нужно слишком много личной информации

Конечно, хочется, чтоб и контент-план. Но для начала первые 7 пунктов надо исправить

Результатное мышление - самый главный навык бизнес-ассистента

В своем обучении я всегда говорю будущим ассистентам, что узнать инструменты не так сложно, а вот сформировать результатное мышление - это приоритетная задача

Что же за это за мышление? Почему его так ценят руководители? И можно ли его прокачать?

Результатное мышление - ориентация на результат, понимание того, что каждое действие имеет последствие, а каждую задачу мы делаем не ради действия, а ради результата.
Когда ты начинаешь мыслить результатами, то сразу и инструменты нужные подбираются, и решения, да о ошибок становится меньше. Человек, мыслящий результатно, мыслит исходя из желаемого будущего, а не исходя из текущей точки, тем самым не ограничивает себя имеющимися ресурсами.

Можно ли сформировать результатное мышление? Да! Это мышца, которую можно прокачивать. Вот 5 простых инструментов:

• Хронометраж своего рабочего времени каждый час
• Составление четких чек-листов, инструкций, регламентов с обязательным указанием сроков, результатов, перечня необходимых действий
• Составление результатно-ориентированных планов
• Оперативное отслеживание изменений
• Если сделали ошибку, вспомните, какова цель действия и что хотите в итоге

Период адаптации сотрудника составляет от 3 до 6 месяцев. Безусловно, для микро и малого бизнеса это очень долго: скорость движения на столько большая, что мы не можем себе позволить так долго адаптировать сотрудника. Особенно роскошью такой длинный период адаптации является для бизнес-ассистента

Для того чтобы ускорить процесс притирки руководителя и бизнес-ассистента рекомендую обсудить следующие вопросы друг с другом:

• Как руководитель воспринимает информацию (аудиал/визуал)?
• Какой стиль делегирования у руководителя: необходимость согласования всех действия/контроль результатов при полной свободе в выборе инструментов?
• Что мотивирует руководителя (деньги/статус/результаты/созданный продукт)?
• Каковы сильные и слабые стороны руководителя?
• Каких принципов придерживается руководитель в бизнесе?
• В какой форме руководитель предпочитает общаться: подробные отчеты/отчет по результатам?
• Какая стратегия у организации на ближайшие полгода/год/3 года?

Как и во всех отношениях в отношениях между руководителем и ассистентом необходим разговор. Если вы хотите друг друга понимать, то обозначьте исходные данные и что вам нужно, это гарантировано повысить результативность вашего общения

Я, конечно, догадывалась, что профессия «бизнес-ассистента» - невероятно востребованная и нужная. Но предположения и реальность порой разнятся.
Вчера провела опрос 100 предпринимателей. И 98 из них сказали, что им нужен личный бизнес-ассистен (а 23 попросили найти им бизнес-ассистента)
Поэтому вопрос о востребованности больше не поднимаем - результат на лицо.

Говоря про необходимые требования к бизнес-ассистенту, отмечу 5 самых важных:
1. УМЕНИЕ БРАТЬ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Есть секретный вопрос, который надо задать на собеседовании

2. УМЕНИЕ НАЙТИ ОТВЕТ НА ЛЮБОЙ ВОПРОС
Когда моя нынешняя помощница устраивалась ко мне, одним из важных факторов было то, что она сказала, что я не умею многое делать, что написано в вакансии, но я разберусь и найду

3. ЛИЧНЫЕ ПУНКТИКИ
Найти хорошего помощника - как найти хорошего мужа/жену. И если вас бесит, что человек всегда оставляет грязной кружку или другие раздражающие вещи - не надо начинать.
Для меня такие пунктики - грамотно писать и знание Excel

4. НЕКОНФЛИКТНЫЙ
Недавно общалась с помощницей потенциального партнера, так она мне начала замечания делать и нравоучения читать. Как думаете, стала ли я работать с этим потенциальным партнером?

5. РОМАНТИК-РЕЗУЛЬТАТНИК
По классификации деления сотрудников быть «Романтик-результатник», и ни в коем случае не «бюджетник»
За что обожаю свою помощницу, так за то, что какую бредовую идею я не предложила (даже нереальную к исполнению) она всегда: «А давай! Круто! Будет интересно»

ПРО ПОДБОР ПОМОЩНИКОВ
Статьи для помощников

Как говорить с руководителем о з/п?
Подробнее

Заповеди сотрудника
Подробнее

В свое время я занималась автоматизацией системы внутреннего контроля на одном крупном сибирском холдинге. Основу этой системы составлял регламент, который поручили писать мне. Я как современный человек зашла в Яндекс, вбила название регламента, скачала, вставила название своей организации и довольная отправила на согласование дирекции холдинга. Мысленно посмеявшись, что мне дали 1 месяц на выполнение этой задачи.

Разумеется, мой регламент не приняли. Вместе с командой мы трудились над ним 5 месяцев и лишь с 115 попытки это регламент был принят. Как следствие, я научилась писать такие регламенты, которые не будут пылиться на полке, а действительно позволят облегчить жизнь организации.

Вообще цель любого регламента - не создать бюрократию, а наоборот, упростить выполнение повторяющейся работы. Исходя из этой предпосылки нужно писать инструкции.

Бизнес-ассистент этот такой человек, у которого постоянно будет куча задач, которые надо сделать быстро, качественно, затратив минимальное количество своих ресурсов. Регламенты - это способ облегчить свою жизнь.

Я выделяю следующий принципы написания регламентов. Бизнес-ассистенты берите во внимание:

1. Кратко, лаконично, но объемно
Регламенты не должны быть на 10 листов, никто не будет их читать. Фокус теряется уже на третьей странице. Поэтому максимум 2 страницы. Лучше сделать два маленьких регламента, чем один большой

2. Цель регламента
У каждой инструкции есть цель, то есть определенные отношения, которые регулируются данным регламентом в организации, для того чтобы что-то упорядочить, поднять качество, обеспечить выполнение определенных норм. Суть регламента указывается в названии, а вот цель следует обязательно раскрывать в преамбуле. При этом цель создания регламента должна пронизывать весь документ

3. Автор регламента - тот, кто будет им пользоваться
Если вы хотите, чтобы регламент писался не для галочки, а реально исполнялся, то создавать документ необходимо тому, кто будет им пользоваться по причине понимания ситуации на месте.

4. Обязательное согласование с руководителем
Любой документ создателю документа необходимо согласовывать с руководителем по причине того, что руководитель знает стратегию развития организации и фокусы.

5. Логичность
Простая истина, но порой пункты регламента не коррелируют друг с другом.

6. Каждая норма регламента имеет ответственное лицо
Как в предложении есть подлежащее, так любая норма должна содержать ответственное лицо

Какой раз убеждаюсь, как по-разному мы воспринимаем информацию

Что больше всего ценят руководители в бизнес-ассистентах (рейтинг качеств)

Лояльность и преданность
Исполнительность
Логичность

А теперь, что по мнению бизнес-ассистентов, ценят в них руководители

Интеллект
Коммуникабельность
Инициатива

Для бизнес-ассистента следование правильному тайм-менеджменту должно быть в квадрате: помогать руководителю правильно управлять своим временем и самому быть рациональным

Сколько книгнаписано по тайм-менеджменту, сколько бизнес-тренеров выступают с этой темой. Но вот кто живет по всем правилам тайм-менеджмента, да и где грань между яркой спонтанной жизнью и следованию планов?

По мне, сейчас суть тайм-менеджмента сводится не к ограничению себя, а отсечению всего лишнего и особому вниманию к важным задачам

Правила расстановки приоритетов по методу Эллины Рябининой

1 этап – «выполнить 2-3 простые задачи».

Для того чтобы разогнаться, почувствовать вкус результата рекомендую начать с простых и приятных задач. Получив первые результаты, ваше настроение заметно улучшиться. Но ни в коем случае не увлекайтесь, большинство простых задач можно делегировать, да и денежный результат от их выполнения невелик. Поэтому не советую, выполнять больше 3 простых задач.

2 этап – «выполнение moneymaking задач».

К сожалению, мы очень любим откладывать задачи, которые здесь и сейчас приведут нас к результату. Причины разные, боязнь успеха, боязнь перемен, боязнь денег и так далее. Вы можете долго откладывать эти задачи, но их невыполнение будет качать из вас энергию. Поэтому пока вы полны силы и энергии делайте moneymaking задачи. Выполняя такие задачи, вы продвигаетесь на пути к своим большим целям, что безусловно эмоционально отразится на вашем настрое не весь оставшийся день: повысит вашу мотивацию, поднимет настроение и придаст сил на другие дела.

3 этап «горящие задачи».

Мы переооцениваем важность многих задач, поэтому так называемые «горящие задачи», рекомендую выполнять лишь на 3 этапе. Как правило, ничто не случится, если вы их будете выполнять не сразу. Но вот к цели вы на вряд ли продвинетесь, если будете в первую очередь сосредотаваться на таких задачах.

этап «задачи-развития».
Сюда входят следующие категории задач:
- задачи, которые систематизируют, автоматизируют вашу деятельность: внедрение CRM, написание регламентов, создание сайте и так далее;
- задачи по обучению: прочитать книгу, посмотреть вебинар, встретиться с кем-то.

4 этап «рутина».

Выполнять такие задачи категорически запрещаю. Такие задачи вы тратите свое время, вы никак не продвигаетесь в своих результатах, в своем развитии. С такими задачами мы поступаем следующим образом:
- делегируем,
- автоматизируем,
- отказываемся от их выполнения во все.
Такие задачи наполняют наш день и создают ощущение занятости. Как следствие работаем круглосуточно, нервозность от вороха задач, при этом ощущение полной неудовлетворенности от нереализации собственного потенциала.
Есть такая формула: СТРАДАНИЕ = ПОТЕНЦИАЛ – ФАКТ
Так вот при выполнении таких рутинных задач страдания очень велики по причине того, что наш факт никак не меняется.