Решила ввести рубрику "Мои истории подбора помощников", надеюсь, вам будет полезно в плане подбора сотрудников

Владислав Морозов
Эксперт по запуску онлайн-продуктов для коучей
CEO and Founder:

• YouTubePro (proyt.ru)
• Продюсерский центр онлайн-образования (vladislavmorozov.com)

Была команда исполнителей, не хватало собственных рук для управления и реализации проектов

ЗАДАЧА: найти помощника - младшего партнера с горящими глазами

ЧТО ЭТО ЗНАЧИЛО ДЛЯ МЕНЯ:

• Это должен быть не рядовой сотрудник, а именно партнер, который не заканчивает работу в 6 вечера, а «болеет» бизнесом и на связи 24/7
• Влад любит чёткость и порядок, поэтому обязательно нужен был системный человек
• В то же время, ниша очень творческая, постоянно меняющаяся, поэтому человек должен быть креативным
• Наличие знаний в маркетинге
• Априори: ответственность, внимательность, результативность

ЧТО СДЕЛАЛА:

• Составила портрет идеального ассистента для Влада. Мой опыт подсказывает, что не надо согласовывать портрет с клиентом, потому что часто руководитель не понимает, кто ему нужен. Поэтому после анкетирования я сразу начала искать
• Запустила трафик на вакансию: мои страницы в социальных сетях, чаты, где обитают такие типажи
• Получила 15 заявок, 5 из них были подходящими формально
• 5 кандидатов протестировала по авторской методике на предмет:
  -внутреннего наполнения человека,
  -эффективности, скорости выполнения задач, силы и умения отвечать за сделанное
  взаимоотношений с другими людьми, насколько может чувствовать и общаться с другими людьми
• 3 кандидатов пригласила на личное собеседование
• Подходящего кандидата отправила Владу на личное собеседование при продолжении поиска

Владу помощница понравилась и они приступили к работе

ХАРАКТЕРИСТИКА КАНДИДАТА:

• Человек-Эксель (действительно знает формулы, умеет делать сводные таблицы, использует Эксель в повседневной жизни),
• Кандидат творческий (пишет стихи, умеет фотографировать, есть чувство прекрасного)
• Идеальное качество ассистента: результатник + романтик (заражается идеей, готов творить и поддержать кажущуюся нереальной идею, но при этом мыслит показателями)
• Инициативный: человек по-настоящему активен и инициативен в жизни и в работе
• Кандидат отлично концентрирует свое внимание, способен эффективно планировать и организовывать дела. Соблюдает порядок
• Кандидат легко держит себя в руках и сохраняет эффективность, независимо от любых происшествий. Обладает ровным темпераментом и имеет хорошее терпение.
• Хорошо знает себя, свои сильные стороны, что может и чего не может, свои цели и амбиции в жизни. Надежен в делах
• Очень активный и энергичный человек. Имеет большой запас жизненных сил и выносливости. Часто получает хорошие результаты. Обладает энергией для завершения любого дела. Имеет большой интерес к новым областям и незнакомому
• Душевный и теплый человек, ориентированный на помощь другим

ЧТО ПО ИТОГУ:
Прошло уже 2 месяца
ЧТО УЛУЧШИЛОСЬ В ЖИЗНИ РУКОВОДИТЕЛЯ:

• Может передать операционку и не заниматься ей. Теперь рутина не отвлекает от задачи выйти в ТОП5 продюсерских центров
• Может дать тестировать гипотезы: есть гипотеза (протестировать эффективность работы с блоггерами), дает исходные данные, ассистент делает самостоятельно всю работу и предоставляет результаты
• Ассистент на волне руководителя: не дает слиться, предлагает идеи, просит новые задачи

ЧЕМУ НАУЧИЛСЯ АССИСТЕНТ:

• Научилась оптимизации видео на YouTube
• Погрузилась в бизнес-процессы по упаковке онлайн-школ
• Освоила на практике современные маркетинговые инструменты

МОИ ВЫВОДЫ:

• Предпринимателям из онлайна нужны ассистенты - подрядчики
• Человек учится очень быстро, за месяц ассистент уже овладела навыками оптимизации ютуб каналов, поняла много про онлайн-школы
• Пазл «ассистент и руководитель» должен сойтись идеально, иначе не получится. Ищите идеального, будьте придирчивыми

СЛОЖНОСТИ:
Ты как руководитель можешь приводить кучу умных требований, но главное, когда ты начинаешь говорить о своих ощущениях в работе с идеальным ассистентом, тогда появляются смыслы - это и есть твой идеальный кандидат

После первой истории было много вопросов и благодарностей. Рада быть вам полезной. Кейсы - это не просто история, это лучший способ научиться чему-то. Я делюсь своими секретами и наработками в области подбора

Георгий Копейка
серийный предприниматель

ЗАДАЧИ: найти помощника - человека-систему, любящего порядок, чтобы все было четко и по полочкам
⠀
ЧТО ЭТО ЗНАЧИЛО ДЛЯ МЕНЯ:

• склонность к созданию структур (пишет по пунктам - один из признаков)
• потенциал ТОП-менеджера
• «отличник» - умеет хорошо работать в системе, понимает правила (потенциально сам умеет их создавать)
• проактивный - не будет каждый вопрос спрашивать у коллег, будет брать ответственность на себя и искать решения самостоятельно

ЧТО СДЕЛАЛА:

• Составила портрет идеального ассистента. Помним, что лучшего кандидата я ищу, когда человек мне доверяет - смыслы я умею вытаскивать: ваша речь, эмоции - говорят лучше, чем ваше четкое описание
• Запустила трафик: моя страница, мои чаты выпускников
• Это было перед НГ: очень мало было адекватных заявок - мне никто не нравился
• Искомого кандидата нашла среди своих выпускников
• Далее протестировала кандидата по авторской методике на предмет:
  -внутреннего наполнения человека,
  -эффективности, скорости выполнения задач, силы и умения отвечать за сделанное,
  -взаимоотношений с другими людьми, насколько может чувствовать и общаться с другими людьми
  Результаты порадовали
• Подходящего кандидата отправила на личное собеседование при продолжении поиска

Георгию помощница понравилась и они приступили к работе
⠀
ХАРАКТЕРИСТИКА КАНДИДАТА:

• Была одной из лучших студентов моего курса: первая делала дз, очень досконально прорабатывала замечания, старалась
• С высокой и правильной оценкой, ориентированая на решение проблем и способна видеть и плохие, и хорошие стороны людей и жизни. Проницательная и справедливая. В основном дипломатична и сфокусирована на согласии, положительных вещах .Умеет расставлять приоритеты и в основном сильна в тактике с людьми
• Отлично концентрирует свое внимание, способна эффективно планировать и организовывать дела. Соблюдает порядок. Умеет ждать. Имеет собственное мнение, которое не зависит от эмоций, может угадывать ожидания и правильные ответы
• Постоянно учится и развивается, хочет достичь высот в карьере
• С очень правильными моральными ценностями

ЧТО ПО ИТОГУ:
Прошло уже 4 месяца
ЧТО УЛУЧШИЛОСЬ В ЖИЗНИ РУКОВОДИТЕЛЯ:

• помощника решила вопрос по корректной систематизации учета в гугл таблицах,
• проработала блок, написала ДИ и наняла нового сотрудника для квалификации заявок (стала более понятна воронка продаж),
• занялась внедрением новой сложной услуги,
• разгрузила руководителя по повторяющимся задачам, требующим много времени.

ЧЕМУ НАУЧИЛСЯ АССИСТЕНТ:

• из технических вещей - работа в CRM, рассылки, квалификация заявок
• перенимает опыт руководителя как управленца: очень нравится, как руководитель
• разговаривает с сотрудниками и возражениями

МОИ ВЫВОДЫ:

• Смотрите на перспективу, когда ищете самостоятельного продуктивного ассистента: есть ли у него потенциал стать ТОПом
• Обращайте внимание на резюме, даже больше не на содержание, а на форму - подробно ли расписано, структурно, понятно ли. Опыт и знания получить легко, а вот внутреннее качества - это очень долгая работа
• Кандидат должен быть голодным на знания и навыки - это очень хорошая и правильная мотивация

СЛОЖНОСТИ:
Поиск кандидата шел у меня около месяца, для меня это достаточно долго. Но не берите на работу первого попавшегося. Неслучайно, эмпирически доказано, что за месяц - можно найти вашего кандидата, он точно есть

Еще одна история подбора личного помощника. Как вы могли убедиться, каждому руководителю нужен совершенно разный тип помощника. Изучайте кейсы, для того чтобы понять, кто нужен вам и как искать такого помощника

Павел Черемисин
крупнейшее производственное предприятие по массовой, контрактной, серийной и ОЕМ-сборке электрощитовой продукции
⠀⠀
ЗАДАЧИ: найти помощника - человека, который помимо исполнения задач, станет элементом синергии и сплочения коллектива
⠀⠀⠀
ЧТО ЭТО ЗНАЧИЛО ДЛЯ МЕНЯ:

• коммуникабельность при высоком уровне эмоционального интеллекта
• проактивный - не будет каждый вопрос спрашивать у коллег, будет брать ответственность на себя и искать решения самостоятельно
• креативный - помимо рутинных вопросов, много будет задач разноплановых, для этого важно, чтобы кандидат не боялся предлагать и пробовать новые подходы в работе
• опыт работы в разных сферах - незашоренное мышление одной работой, а именно проявление себя в разных областях

⠀⠀
ЧТО СДЕЛАЛА:

• Составила портрет идеального кандидата. Совершила ошибку: ушла больше в технические характеристики кандидата, чтобы у человека были представление о сложной нише руководителя (электрошкафах). Поэтому первый кандидат не подошел руководителю. Вывод: научить особенностям нише можно достаточно быстро, важнее внутреннее наполнение человека. Поэтому кардинально поменяла подход
• Запустила трафик через мои социальные сети
• Эврика! Идеальный кандидат откликнулся. Осталось только проверить эту гипотезу
• Далее протестировала кандидата по авторской методике на предмет:
  -внутреннего наполнения человека,
  -эффективности, скорости выполнения задач, силы и умения отвечать за сделанное,
  -взаимоотношений с другими людьми, насколько может чувствовать и общаться с другими людьми
  Результаты порадовали
• Подходящего кандидата отправила на личное собеседование при продолжении поиска
• Павлу помощница понравилась и они приступили к работе

⠀⠀⠀⠀
ХАРАКТЕРИСТИКА КАНДИДАТА:

• очень разноплановый опыт работы: от режиссера до переводчика зарубежом с ведением переговоров в бизнесе
• кандидат знает, как помогать: не все кандидаты могут быть помощниками, у кого-то просто атрофировано свойство "помогать другим людям", таких кстати много
• быстро осваивает новое
• разносторонние знания и навыки (визуальное оформление контента, ведение соц сетей, знание английского)
• высокий уровень позитивности, активности, настойчивости

ЧТО ПО ИТОГУ:
Прошло уже 3 месяца
ЧТО УЛУЧШИЛОСЬ В ЖИЗНИ РУКОВОДИТЕЛЯ:

• помощница взяла на себя ведение аккаунтов в социальных сетях
• помогла навести порядок с бухгалтерскими документами
• провела ряд минимероприятий внутри компании

⠀⠀⠀
ЧЕМУ НАУЧИЛСЯ АССИСТЕНТ:

• вести бизнес-аккаунт в Инстаграм очень сложной технической ниши,
• усовершенствовала навыки делопроизводства
• изучила мотивационную корпоративную культуру
• Самое главное: "я в работе с Павлом применяю все навыки и знания, которые у меня уже были наработаны и от этого кайфую, что могу быть полезна, благодаря своим знаниям"

⠀
МОИ ВЫВОДЫ:

• внутреннее наполнение первичнее технических знаний
• важное качество классного помощника - высокая эмпатия
• важно проявлять уважение к своим сотрудникам: тогда к вам будут тянуться морально правильные кандидаты

СЛОЖНОСТИ:
Сезонность поиска хороших кандидатов существует: новый год, майские праздники - срок поиска затягивается
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

Еще одна история подбора личного помощника. Как вы могли убедиться, каждому руководителю нужен совершенно разный тип помощника. Изучайте кейсы, для того чтобы понять, кто нужен вам и как искать такого помощника
⠀
Владислав Урюпин
"Царь-мёд" - производство и оптовая поставка классического мёда, крем-мёда подарочных наборов с символикой АЛТАЯ
⠀
ЗАДАЧИ: найти помощника - человека, который на себя возьмет текущие задачи руководителей
⠀
ЧТО ЭТО ЗНАЧИЛО ДЛЯ МЕНЯ:
высокий уровень ответственности
амбициозность - по функционалу задачи простые, но стремление достичь высокого личного результата, поможет человеку стараться, делать больше, чем ставится в задачи
готовность работать внеурочное время
⠀
ЧТО СДЕЛАЛА:
Это был мой ранний подбор, когда я шла по традиционной схеме поиска. Но именно это схема мне подсказала мой авторский путь поиска
составила вакансию (абсолютно не продающую, а как тысячи работодателей)
разместила на авито, hh
было много откликов, но практически никто не доходил до собеседования. Поэтому сейчас я не использую такие сайты для поиска. Там нет моих кандидатов
Закинула в свои соц сети. Ура! Нужный кандидат пришел
Отправила руководителям 2 кандидатов. 1 - с авито, 2 - с моих соц сетей
Оба кандидата понравились, но кандидат с авито - слился. Еще раз для меня вывод: авито - не моя площадка поиска
⠀
ЧТО ПО ИТОГУ:
Прошло уже больше года
ЧТО УЛУЧШИЛОСЬ В ЖИЗНИ РУКОВОДИТЕЛЯ:
помощник взял на себя очень широкий спектр задач: логистику, закуп, часть задач по маркетингу, задачи по упаковке продукции
по факту помощник начал занимать должность исполнительного директора
очень разгрузил руководителей для занятия стратегическими вопросами
⠀
ЧЕМУ НАУЧИЛСЯ АССИСТЕНТ:
многозначности: одновременно выполнять и держать в голове много задач
выполнять задачи (вроде такая простая мысль), но к сожалению, почему-то часто существует конфликт «руководитель/сотрудник»
брать на себя риск итогов своих действий и нести ответственность за полученные результаты
⠀
МОИ ВЫВОДЫ:
когда пишешь вакансию, надо продать себя как работодателя
ищи своего помощника там, где такие типажи обитают
моя методика подбора is the best